Éditer, consulter, importer et exporter les connaissances à partir de cet onglet.
Cette section vous permettra de gérer vos connaissances.
Vous pouvez les éditer, en créer de nouvelles, changer les types de réponses, ajouter des questions synonymes, importer ou exporter les bases de connaissances et retrouver des versions ultérieures de la base de connaissances.
Mise à jour du bot : chaque mise à jour d'un contenu de votre base de connaissance (ajout, modification ou suppression) n'est pas instantané et nécessite un peu de temps en fonction de la taille de votre base. Un message vous prévient de l'avancement de cette mise à jour.
Emojis : les émojis sont pris en compte dans votre base de connaissances, que ce soit dans votre fichier excel ou en modifiant directement vos connaissances. Laissez parler votre créativité !
Vous pouvez faire une recherche textuelle, mais aussi filtrer les résultats que vous souhaitez :
Par catégories : ce sont les catégories que vous aurez défini en amont pour regrouper vos connaissances selon une thématique
Connaissances incomplètes : concerne toutes les connaissances pour lesquelles il manque des questions synonymes. Plus une connaissance comporte de questions synonymes, plus cela améliorera la pertinence de l'IA. Ainsi il est très important de renseigner le plus de questions synonymes possible.
Contenu caché : concerne les connaissances que vous ne souhaitez pas faire remonter et que vous souhaitez masquer de façon temporaire. Cela peut concerner par exemple des sujets sur une actualité qui interviennent à un moment précis de l'année ou des sujets précis ex : COVID et télétravail.
Contenus variables :
Les contenus variables sont des "rappels" que vous pouvez vous configurer sur les connaissances nécessitant d'être mis à jour ou vérifiées à une date donnée. Vous pourrez ensuite choisir d'afficher tous les contenus variable existants jusqu'à une date XY. Une fois proche de la date du rappel, la connaissance contenant un contenu variable va s'afficher tout en haut de la pile avec un statut "contenu variable". Par ex : tous les ans, la directive X doit être mise à jour. Ce tag "contenu variable" est un rappel que je me mets pour indiquer une attention particulière à porter à ce contenu que je dois changer à un moment donné.
Pour créer une nouvelle connaissance dans le BO, il faut au moins deux éléments obligatoires :
La question (avec un identifiant et une catégorie)
La/les réponses
Et c'est mieux mais pas obligatoire :
une ou plusieurs questions synonymes
En option, vous pouvez indiquer que la connaissance comporte un "contenu variable" ou un contenu caché, si vous avez besoin d'un rappel sur le contenu qu'il faudra remettre à jour ultérieurement.
Plusieurs types de réponses peuvent être utilisées et cumulées :
Texte : lorsque deux réponses du type texte sont renseignées, cela donne le résultat suivant :
Image : une réponse du type "image" est obligatoirement accompagné d'un texte pour pouvoir décrire le contenu de l'image ou à défaut l'introduire :
Lien / fichier
Réponse à choix
De la même manière, une fois vos modifications réalisées sur le fichier de la base de connaissances, vous pouvez à nouveau le réimporter. Pour ce faire, deux façons :
ajouter et modifier : les nouvelles connaissances sont ajoutées, celles existantes sont modifiées, mais il n'y a pas de suppressions de contenu s'il y a un différentiel entre le 1er et le 2ème fichier. ex d'application : si je veux ajouter un nouveau fichier avec uniquement 20 nouvelles connaissances, cet import de fichier ne va pas écraser la précédente mais viendra s'y ajouter.
remplacement total : permet en important un nouveau fichier d'écraser complètement l'ancien
La base de connaissances exportée en .xlsx est la dernière version à jour de votre base de connaissances, qui comprend tous les traitements que vous avez appliqués quotidiennement dans Requêtes.
Dans tous les cas, afin de pallier les erreurs de de manipulation, à chaque export ou import, une version reste accessible.
Les connaissances sont affichées sous forme de liste les une à la suite des autres. Vous pouvez effectuer une sélection multiple pour en supprimer plusieurs et décider de l'affichage qui vous convient le mieux :
Chaque ligne est composée de :
la catégorie (en bleu)
étiquettes de statuts si existantes (connaissance incomplète, connaissance cachée ou variable)
la question en elle-même
dernière date et heure de mise à jour
du nombre de réponses (à droite)
En terme d'action, vous pouvez :
éditer la connaissance (au clic sur le crayon)
visualiser l'arborescence de votre connaissance lorsque cette connaissance fait partie de réponses multiples et remonter les niveaux.
la supprimer
Les connaissances peuvent être traitées sous forme de liste ou dans une arborescence :
Cette arborescence peut être utilisée pour guider les utilisateurs dans des parcours de navigation en lui proposant des réponses multiples, mais elle vous permet aussi de visualiser les liens entre les différents parcours que vous aurez crées.
Pour l’utilisateur final, cela peut donner des parcours de cet ordre (cf ci-dessous) et permet d’adapter les réponses en fonction des cas particuliers.
Pour créer un nouvel arbre, cliquer sur ce bouton + en haut à droite.
Permet de naviguer à l’intérieur de l’espace arborescence pour consulter l’intégralité de la carte.
Permet d’agrandir la fenêtre de consultation dans un mode pleine page.
Zoom resserré
Zoom desseré
Export PDF ou impression de l’arborescence
Ajout d’une connaissance nouvelle ou existante afin de créer une nouvelle branche (équivalent à une nouvelle réponse supplémentaire)
