🎯 Cible

L'usine à chatbots s'adresse à tous les agents du ministère ayant une problématique dont la réponse peut être résolue par un chatbot du type question - réponse.

Pour éviter les doublons, veuillez vérifier au préalable qu'il n'existe pas d'autres services ou d'autres chatbots répondant au même service.

🏗 Prérequis

Cette liste de prérequis va vous permettre de préparer la conception de votre chatbot et vous est fournie à titre indicatif.

Lors de la configuration de votre robot, sachez que toute action que vous réaliserez est réversible (hormis le choix de l'url de votre bot). Tous ces paramètres pourront être ajustés à tout moment.

• Disposer d'une adresse en @intradef.gouv - pour pouvoir se créer un compte sur https://chatbot.fabnum.fr/auth/sign_up

• Disposer d'un cas d'usage valide ex : vos équipes répondent tous les jours aux mêmes questions et avec les mêmes réponses. Cela vous fait perdre beaucoup de temps et vous préféreriez consacrer votre temps à traiter des cas particuliers)

• Définir le cadre d'usage et le contenu : Intradef ou Internet ? Y aura-t-il des contenus à diffusion restreinte ou non ? Quel sujet sera couvert ? N.B: pour le moment, seul Internet est couvert. Le processus d'homologation est en cours pour Intradef. Veuillez à exclure les contenus dont la diffusion est restreinte ou confidentielle.

• Réfléchir au point d'entrée de votre bot : Comment et où vos utilisateurs vont-t-ils pouvoir accéder à votre chatbot ? Est-ce que votre bot vivra seul ou sur un portail existant, et lequel ? Comment le faire connaitre ?

• Définir l'identité du chatbot ; quel personnage ? Quel grade, fonction, rôle ? Quelles couleurs ? Quelle représentation ? (une bibliothèque d'icônes par défaut vous sera mise à disposition lors de la création du chatbot)

• Anticiper le choix de l'adresse url personnalisée avec laquelle l'utilisateur va pouvoir interroger le robot sur le modèle : https://<nom_de_votre_robot>.chatbot.fabnum.fr

• Avoir une base de question/réponses assez importante avec un scope d'intervention défini ex: une centaine de connaissances initiales

• Avoir une base documentaire (format excel) sous la forme du template fourni à télécharger et à remplir avec :

  • un texte d'introduction du chatbot

  • des questions formulées en synonyme

  • les réponses à ces questions

• Répertorier tous les documents annexes ; photos, formulaires, fichiers Excel, PDF, liens vers des sites etc. si vos réponses contiennent des redirections vers des fichiers, afin d'éviter les ruptures de liens dues aux changements d'hébergement. L'interface d'administration du chatbot met à votre disposition un espace appelé "Médiathèque" dans laquelle vous pourrez télécharger l'équivalent de 5Go de fichiers.

• Gestion centralisée ou décentralisée du bot ? Identifiez vos contacts clés ! Une fois votre bot en ligne, le travail n'est pas terminé ! Un chatbot doit vivre et continuer à apprendre et à s'enrichir de connaissances pour satisfaire au mieux les utilisateurs, et pour ce faire, pas question de le laisser en l'état ! Vous allez recevoir de nouvelles questions tous les jours, et il faudra les ajouter à votre bot. Allez-vous désigner un seul bot manager qui sera chargé des contacter des spécialistes sur d'autres sujets ? Ou préférez-vous donner les accès de la gestion à une équipe prédéfinie ? Il faut que l'équipe soit bien identifiée au préalable.

La base documentaire que vous allez fournir au chatbot correspond à une fiche Excel contenant toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement du bot.

ID

La colonne ID (identifiant) n'est pas une colonne destinée à l'utilisateur final mais est essentielle dans la construction de votre base documentaire. En effet c'est cet identifiant qui permettra au chatbot d'associer les questions / réponses.

Pour la compréhension globale de votre base documentaire nous vous recommandons d'utiliser des IDs simples et compréhensibles facilement. Exemple: "Que fait L'usine à Chatbots ?", un ID possible serait "explication_usine", "presentation_usine" ou bien "fonctionnement_usine" suivant la réponse que vous souhaitez apporter.

Catégorie

Votre base documentaire a de grandes chances de contenir des questions qui peuvent se regrouper en catégories. Si cela est pertinent vous pouvez indiquer un nom de catégorie dans cette colonne.

Le concept de catégorie sera utile si le chatbot n'arrive pas à détecter une question mais arrive à détecter sa catégorie. Dans ce cas là il pourra proposer plusieurs questions qui lui semble appropriées et appartenant à cette catégorie.

Question

C'est ici que se trouvera la question principale à laquelle le chatbot doit répondre. Ce n'est pas forcément la formulation attendue par l'utilisateur mais celle qui vous parait le plus explicite.

Type de réponse

Un chatbot peut envoyer plusieurs types de réponses suivant les informations qu'il veut envoyer à l'utilisateur. Dans le cas de L'usine à Chatbots quatre types de réponses sont disponibles (Texte, Image, Lien et Réponse à choix).

Leurs fonctionnements est détaillé dans la partie Tutoriel.

Réponse(s)

C'est ici que se trouvera la réponse associée à la question principale et au type de réponse.

Un chatbot peut envoyer plusieurs réponses d'affilée, pour ce faire il suffit d'insérer une nouvelle ligne dans l'Excel avec le même ID puis de remplir seulement les colonnes "Type de réponse" et "Réponse(s)". Le chatbot enchaînera les réponses correspondantes au même ID.

Vous verrez comment faire cela dans la partie Tutoriel.

Questions synonymes (à séparer par un point-virgule ;)

C'est principalement grâce à cette colonne que le chatbot va pouvoir appréhender les différents types de question.

En effet pour une réponse donnée il peut y avoir une multitude de formulation de questions possibles. Le but ici n'est pas de toutes les référencer mais d'essayer d'en renseigner plusieurs différentes afin que votre chatbot puisse être efficace dès son lancement.

Pour renseigner ces questions il suffit de séparer les différentes formulations par un point-virgule ;. Exemple pour la question "Qui es-tu ?": "Tu es qui ?; T'es qui ?; A qui je parle ?; Qui me parle ?; Qui êtes-vous ?"

Vous souhaitez que votre bot puisse tenir de courtes discussions ?

Enrichissez le avec le "modèle générique" ci-dessous. Il suffit pour cela d'ajouter ce contenu à votre interface de gestion (back-office), en important ce fichier Excel (mode sécurisé : Ajouter et modifier).

📝 Étape 1 : lister le-s cas d’usage de votre chatbot

Définir son cas d’usage : quel est le problème que va solutionner le chatbot? Dans quel contexte un chatbot serait le plus adapté pour résoudre une problématique d'utilisateurs? Avez-vous de nombreuses questions récurrentes? Est-il difficile de se repérer dans les informations dont vous disposez? ... Exemple : les statuts des agents de la Marine sont nombreux et correspondent à des politiques RH différentes. Il existe beaucoup d’informations disponibles sur ce sujet. Un chatbot permettrait ainsi de faciliter la recherche d’information pour les agents qui ont des questions RH correspondant à leur statut.

Définir le cadre dans lequel votre chatbot évoluera : même si c’est un robot, un chatbot ne pourra pas répondre à toutes les questions. Si son champ de compétences n’est pas bien défini : les utilisateurs ne seront pas tentés de lui demander tout et n’importe quoi les réponses apportées ne seront pas pertinentes? Le risque est de ne pas “tomber juste” et donc de ne pas résoudre le problème des utilisateurs du chatbot.

📈 Étape 2 : estimer le volume des demandes ?

Quantifier le nombre de questions récurrentes par jour par exemple. Répertorier et analyser les demandes les plus fréquentes que vous avez aujourd’hui. Si votre chatbot ne concerne pas assez de demandes d’utilisateur il sera une perte de temps pour votre équipe qui répond habituellement à ces questions. Les utilisateurs seront peut-être découragés si seulement une petite partie de leurs questions ont des réponses. A titre d'exemple, il faudrait à minima une centaine de connaissances identifiées au départ, qui seront enrichies avec le temps.

🤖 Étape 3 : modéliser le chatbot

Personnaliser le robot de votre chatbot avec une forme et un ton d’expression qui conviennent à votre cible. La personnalisation de sa forme : choix de nom et d’icône, La personnalisation de son ton d’expression : de quelle manière s’adresse-t-il à l’utilisateur. Il est possible de rédiger un texte d'introduction

📘 Étape 4 : construction de la base de connaissances

La base de connaissances est un fichier excel où sont consignées les questions, et réponses associées, auxquelles le chatbot va pouvoir répondre.

Chaque question est répertoriée avec un identifiant et une catégorie. Les réponses peuvent être de types différents : texte, image, lien ou fichier, réponse à choix. Les questions synonymes sont les différentes manières de formuler les questions, afin de pouvoir répondre un maximum aux questions posées.

Consultez la documentation complète sur la base documentaire, et un template vierge de fichier excel:

Le stockage des fichiers/documents présents dans les réponses peut se faire sur l'interface de gestion, nous vous proposons un espace de stockage de 5Go de données, mais si vous le préférez, les documents peuvent être hébergés ailleurs sur Intradef ou Internet. N.B: Votre hébergement doit être stable afin d'éviter les ruptures de liens dues aux changements d'hébergement. Attention à la taille des documents est limitée à max. 5Mo sur l'espace de stockage de L'usine à Chatbots.

Lorsqu'un document fait partie de la réponse, pointer au plus précisément dans ce document où se trouve la réponse que cherche l'utilisateur. Exemple : consultez doc.pdf, à la page 147

🙋 Étape 5 : optimiser les Q&R / mise à jour de la base documentaire

Testez votre base documentaire !

Maintenant qu'elle existe et que vous avez à votre disposition un bot et une interface de gestion (back-office), il est temps d'éprouver votre base et de l'enrichir. Le ton et la formulation des connaissances que vous aurez utilisé ne sera pas forcément ceux que vos utilisateurs vont employer. Vos réponses sont trop longues ? Il est temps d'ajuster la forme et le fond de votre base, en l'ouvrant à une population test d'utilisateurs. Seuls les utilisateurs finaux et le travail que vous allez réaliser pour "enrichir" votre bot vont lui permettre d'apporter une réelle valeur et d'être utile.

Back office Mise en place d’un back office afin d’améliorer en continu la pertinence des réponses de votre chatbot. Travail de paramétrage lors de la création de votre chatbot et a posteriori du lancement. Les informations récupérées peuvent être :

• de performance. D'ordre quantitative, ces informations vont permettre de mesure l'activité de votre chatbot. Exemple : Quel est le nombre de questions posées? Quelles sont les X questions les plus fréquemment posées? Quel est le nombre de réponses directes? etc.

• d'utilisation du chatbot. D'ordre qualitative, ces informations pourront vous éclairer sur les raisons de l'insatisfaction des utilisateurs concernant les réponses à leurs questions, ou les questions qui manquant. Exemple : Quelles sont les réponses satisfaisantes / les réponses non satisfaisantes? etc.

Évaluation des réponses et mise à jour de la base documentaire Mise en place d'un système de recueil de la satisfaction des utilisateurs directement sur les réponses du chatbot

La base documentaire peut être mise à jour en la téléchargeant directement du back office, puis en la réimportant.

L'équipe pour maintenir un chatbot Une personne administrateur du bot, qui consulte le back office x fois/j et fait des mises à jour régulièrement. Il est possible d'instaurer deux rôles pour la maintenance du chatbot : un bot manager qui est un administrateur, et un contributeur qui pourra éditer des connaissances mais qui ne pourra pas écraser la base de connaissances par exemple. Si votre base documentaire contient de nombreux thèmes, il est possible d'y associer un contact afin d'améliorer la mise à jour des questions et réponses.

🎉 Etape 6 : Vous êtes prêts pour la création de votre bot !

Tout ce que vous devez savoir sur la constitution d'une base de connaissances !

Si vous voulez insérer une image directement dans le chatbot c'est possible ! La seule contrainte est d'envoyer également un texte auparavant afin d'avoir une indication sur l'image.

Un lien vers une ressource externe (pdf, site web extérieur ...) peut être mis en place si la réponse du chatbot n'apporte pas toutes les informations nécessaires.

Pour cela il y a deux solutions possibles:

• Mettre le lien dans un texte classique, celui-ci sera surligné automatiquement avec une redirection.

• Afficher un bouton avec un texte en amont. Cette solution permet d'afficher un message plus compréhensible pour l'utilisateur au lieu d'un lien brut.

Lien textuel

Lien bouton

Cette réponse sera celle par défaut lorsqu'un utilisateur fera un retour sur une réponse (positif ou négatif). Cela permet de lui confirmer que son retour a été pris en compte.

Si des questions impliquent un niveau de détail supérieur afin de pouvoir répondre au mieux à l'utilisateur vous pouvez opter pour la réponse à choix dans le type de réponse.

Ce type de réponse permet de proposer des options à l'utilisateur. Ces options doivent être liées à un ID (identifiant) existant dans la feuille excel.

#1 - Chatbot Cipal Socrate de la DPMM (DRH Marine)

Problématique Comment répondre efficacement aux agents de la marine sur toutes les problématiques génériques RH marine ?

Cible La marine dans sa globalité

Solution Un chatbot internet accessible via ISPT et un autre chatbot sur Intradef, générés par L'usine à chatbots. La mise en place d'une base de près de 1000 connaissances qui continue toujours de s'enrichir grâce à ses utilisateurs. Un bot manager qui centralise toutes les connaissances et qui améliore au quotidien les performances de son bot.

#2 - Chatbot Gédéon pour les questions RH du personnel civil

Problématique Comment diminuer le temps de réponse et rendre l’information accessible à tous, en tout lieu et tout temps ?

Cible

• Tout le personnel civil du MINARM : j’accède à l’information réglementaire RH quand je veux et où je veux

Solution

La SGA/SDPRHF utilise un chatbot de l'Usine à chatbots pour diffuser de l’information à la demande et en continu sur un support mobile. La charge de travail des gestionnaires est réduite et cela leur permet de recentrer leur travail sur des tâches à fortes valeurs.

Les recherches sont rapides et les réponses aux questions quasi instantanées. La même information, validée règlementairement, est donnée à chacun. Un « bot manager », dédié au sein du bureau, apporte quotidiennement les réponses manquantes au besoin.

Avec l'Usine à chatbots, les types de chatbots possibles sont :

Questions & réponses

Le bot le plus répandu, qui permet d'apporter une réponse à une question posée, avec la possibilité de personnaliser les réponses apportées en y ajoutant :

• du texte

• un lien cliquable

• une image / de la documentation

• des choix multiples

Arborescence

Si l'objet de votre bot est restreint et que vous avez une bonne connaissance des questions les plus posées, vous pouvez choisir le bot en aborescence.

Ainsi vous ne permettrez pas à l'utilisateur de poser des questions ouvertes. Toute sa navigation sera contrainte dans un parcours que vous aurez préalablement élaboré.

F.A.Q possible

Dans les deux cas, que vous ayez choisi un bot question/ réponse ou en arborescence, vous pouvez choisir d'apporter en complément du chatbot l'affichage d'une F.A.Q.

Cet foire aux questions permet de proposer une autre alternative de navigation dans votre base de connaissance à l'utilisateur. Il peut chercher directement par mot-clés ou alors parcourir l'intégralité de la base.

Cette section vous permettra essentiellement de valider ou modifier les réponses apportées par votre bot à vos utilisateur et donc d'entrainer son intelligence.

TUTORIEL VIDEO

STATUTS DES REQUÊTES

‌Les requêtes apparaissent dans la liste avec des statuts (dans l'en-tête colorée).

• A vérifier : ce sont les questions pour lesquelles le bot l'assurance du bot est supérieure à 60% et que vous n'avez en principe, plus qu'à valider pour conforter le bot dans son choix.

• A traiter : ce sont les questions pour lesquelles le bot l'assurance du bot est inférieure à 60% et sur lesquelles vous aurez plus de chance d'intervenir. Il répondra par une phrase générique du type "Désolé, je n'arrive pas à comprendre votre question."

• Erronée : ce sont les connaissances sur lesquelles un utilisateur a remonté une inexactitude ou une erreur.

• Hors sujet : l'utilisateur a signalé un contenu hors-sujet. Peut-être une erreur de copier/coller dans votre fichier ? En tout cas la réponse donnée ne lui convient pas.

• Pertinent : ce sont les connaissances pour lesquelles un utilisateur a remonté son appréciation quant à la pertinence de la réponse.

TRAITEMENT

Vous pouvez consulter la réponse apportée par votre bot en visualisant la question dans son contexte :

La connaissance liée à la question posée par l'utilisateur s'affiche en dessous à côté de l'icône "lien".

Pour traiter votre reqûete, vous pouvez soit :

• Valider la conformité entre la question de l'utilisateur et la réponse du bot en cliquant sur "Valider la connaissance"

• Supprimer la requête car vous estimez que la question posée est hors scope par rapport au sujet que vous couvrez, ou alors la requête n'a pas de sens.

• Ajouter la question comme une nouvelle connaissance pour enrichir votre base de connaissance

• Assigner la connaissance à un expert dont c'est le sujet. Celui-ci peut être soit un utilisateur de l'interface, soit un externe (dans ce cas il reçoit un mail préformaté).

CRÉER UNE NOUVELLE CONNAISSANCE

CF Base de connaissances > Créer une nouvelle connaissance

LIER LES CONNAISSANCES :

Représentée par l'icône ci-dessous, elle permet d'afficher la réponse donnée par le bot à la question posée et son pourcentage de pertinence. En cliquant sur ce bouton, vous pouvez :

• modifier la réponse à apporter par le bot car celle suggérée ne correspond pas.

• ajouter une nouvelle connaissance : la question posée est pertinente mais vous n'avez pas encore de réponse sur ce sujet. Dans ce cas, ajoutez cette nouvelle connaissance pour aider de futurs utilisateurs.

• éditer le contenu d'une connaissance dont vous disposez déjà pour lui apporter des précisions supplémentaires, lui ajouter des formulations synonymes par exemple.

ASSIGNER UNE CONNAISSANCE

Lorsqu'un utilisateur vous pose une question que vous souhaitez intégrer à la base de connaissances du chatbot mais pour laquelle vous n'avez pas la réponse, n'hésitez pas à solliciter un expert.

• assigner une connaissance à un utilisateur de la plateforme ou par mail à une personne extérieure.

Lorsque vous assignez une connaissance à un utilisateur de l'interface, vous pouvez retrouver les connaissances attribuées en cochant sur "Requêtes assignées".

Une fois les requêtes traitées, archivez-les en les mettant à la corbeille.

EXPORTER LES REQUÊTES

Lorsque beaucoup de requêtes sont en cours et que vous préférez adresser des lots de requêtes aux experts plutôt que de les traiter à l'unité. Vous avez la possibilité de les exporter dans un tableau excel, pour les réimporter ultérieurement dans l'outil dans Connaissances > import.

Le chatbot proposé par L'usine à chatbots, est soit : - un robot du type question & réponse, qui apprend de manière supervisée : plus vous lui associerez de formulations synonymes, plus il deviendra autonome et intelligent - un chatbot organisé en arborescence, qui pourra proposer des scénarios de réponses

Dans les deux cas, il sera possible d'afficher (ou de masquer) en complément du chatbot, une section F.A.Q. qui permet une navigation plus classique du catalogue de connaissances.

Il peut être accessible de manière autonome via une adresse dédiée ou être intégré à un site existant (un portail, une landing page etc.). Un code d'intégration est généré et mis à disposition dans l'interface de gestion, vous n'aurez plus qu'à le copier-coller.

L'interface d’administration du robot vous permet d’examiner ses suggestions et de les valider (équivalence dans la formulation d’une question par exemple) ou de les refuser.

Ce qu'il pourra faire : ✔️ Répondre directement à votre question ✔️ Répondre sous forme d'action, avec un renvoi vers un lien externe ou un document ✔️ Répondre avec une image ✔️ Faire plusieurs propositions de réponses

Il se comporte comme un assistant virtuel qui aide l’utilisateur à trouver l’information qu’il recherche. Un chatbot est efficace sur un volume de questions suffisant. Cela permet également à l’utilisateur de trouver l'information recherchée et d'y revenir plus fréquemment.

Le chatbot est programmé et son apprentissage est ensuite réalisé avec l'aide d'un humain. Il deviendra de plus en plus autonome dans son apprentissage avec le temps.

Il est possible de le personnaliser le bot afin d’améliorer l’expérience de l’utilisateur. La personnalité du chatbot, via son icône et le ton employé, peut jouer un rôle sur l’expérience de l’utilisateur en lui évoquant de la sympathie, voire de susciter l’indulgence de l’utilisateur lorsque le chatbot est encore en consolidation.

Il automatise les réponses à des questions pour compléter un dispositif classique, mais ne le remplace pas à 100%. Cela vous permet de rajouter un point de contact avec plusieurs personnes, c’est-à-dire de diversifier les moyens que vous proposez aux utilisateurs afin qu'ils obtiennent une réponse à leur question.

Cette réponse n'est pas vraiment une réponse étant donné qu'elle est envoyée la première fois où un utilisateur ouvre le chat.

Cette réponse a pour but principal de présenter le chatbot ainsi que son périmètre de réponse. En effet si un utilisateur arrive sur un chatbot sans connaître exactement son périmètre de connaissance celui-ci risque de poser des questions hors-sujet par conséquent être déçu du chatbot étant donné que ce dernier ne lui aura pas apporté la réponse souhaitée.

Cette section vous permettra de gérer vos connaissances.

Vous pouvez les éditer, en créer de nouvelles, changer les types de réponses, ajouter des questions synonymes, importer ou exporter les bases de connaissances et retrouver des versions ultérieures de la base de connaissances.

TUTORIEL VIDEO

Deux choses à savoir avant de commencer :

• Mise à jour du bot : chaque mise à jour d'un contenu de votre base de connaissance (ajout, modification ou suppression) n'est pas instantané et nécessite un peu de temps en fonction de la taille de votre base. Un message vous prévient de l'avancement de cette mise à jour.

• Emojis : les émojis sont pris en compte dans votre base de connaissances, que ce soit dans votre fichier excel ou en modifiant directement vos connaissances. Laissez parler votre créativité !

RECHERCHER UNE CONNAISSANCE

Vous pouvez faire une recherche textuelle, mais aussi filtrer les résultats que vous souhaitez :

• Par catégories : ce sont les catégories que vous aurez défini en amont pour regrouper vos connaissances selon une thématique

• Connaissances incomplètes : concerne toutes les connaissances pour lesquelles il manque des questions synonymes. Plus une connaissance comporte de questions synonymes, plus cela améliorera la pertinence de l'IA. Ainsi il est très important de renseigner le plus de questions synonymes possible.

• Contenu caché : concerne les connaissances que vous ne souhaitez pas faire remonter et que vous souhaitez masquer de façon temporaire. Cela peut concerner par exemple des sujets sur une actualité qui interviennent à un moment précis de l'année ou des sujets précis ex : COVID et télétravail.

• Contenus variables :

Les contenus variables sont des "rappels" que vous pouvez vous configurer sur les connaissances nécessitant d'être mis à jour ou vérifiées à une date donnée. Vous pourrez ensuite choisir d'afficher tous les contenus variable existants jusqu'à une date XY. Une fois proche de la date du rappel, la connaissance contenant un contenu variable va s'afficher tout en haut de la pile avec un statut "contenu variable". Par ex : tous les ans, la directive X doit être mise à jour. Ce tag "contenu variable" est un rappel que je me mets pour indiquer une attention particulière à porter à ce contenu que je dois changer à un moment donné.

CRÉER UNE NOUVELLE CONNAISSANCE

‌Pour créer une nouvelle connaissance dans le BO, il faut au moins deux éléments obligatoires :

• La question (avec un identifiant et une catégorie)

• La/les réponses

Et c'est mieux mais pas obligatoire :

• une ou plusieurs questions synonymes

En option, vous pouvez indiquer que la connaissance comporte un "contenu variable" ou un contenu caché, si vous avez besoin d'un rappel sur le contenu qu'il faudra remettre à jour ultérieurement.

Les différents types de question

Plusieurs types de réponses peuvent être utilisées et cumulées :

• Texte : lorsque deux réponses du type texte sont renseignées, cela donne le résultat suivant :

• Image : une réponse du type "image" est obligatoirement accompagné d'un texte pour pouvoir décrire le contenu de l'image ou à défaut l'introduire :

• Lien / fichier

• Réponse à choix

IMPORTER/EXPORTER DES CONNAISSANCES

IMPORTER DE NOUVELLES CONNAISSANCES

De la même manière, une fois vos modifications réalisées sur le fichier de la base de connaissances, vous pouvez à nouveau le réimporter. Pour ce faire, deux façons :

• ajouter et modifier : les nouvelles connaissances sont ajoutées, celles existantes sont modifiées, mais il n'y a pas de suppressions de contenu s'il y a un différentiel entre le 1er et le 2ème fichier. ex d'application : si je veux ajouter un nouveau fichier avec uniquement 20 nouvelles connaissances, cet import de fichier ne va pas écraser la précédente mais viendra s'y ajouter.

• remplacement total : permet en important un nouveau fichier d'écraser complètement l'ancien

EXPORTER DES CONNAISSANCES

La base de connaissances exportée en .xlsx est la dernière version à jour de votre base de connaissances, qui comprend tous les traitements que vous avez appliqués quotidiennement dans Requêtes.

HISTORIQUES DES BASES DE CONNAISSANCES

Dans tous les cas, afin de pallier les erreurs de de manipulation, à chaque export ou import, une version reste accessible.

VOIR LE DÉTAIL D'UNE CONNAISSANCE EXISTANTE

Les connaissances sont affichées sous forme de liste les une à la suite des autres. Vous pouvez effectuer une sélection multiple pour en supprimer plusieurs et décider de l'affichage qui vous convient le mieux :

Chaque ligne est composée de :

• la catégorie (en bleu)

• étiquettes de statuts si existantes (connaissance incomplète, connaissance cachée ou variable)

• la question en elle-même

• dernière date et heure de mise à jour

• du nombre de réponses (à droite)

En terme d'action, vous pouvez :

• éditer la connaissance (au clic sur le crayon)

• visualiser l'arborescence de votre connaissance lorsque cette connaissance fait partie de réponses multiples et remonter les niveaux.

• la supprimer

TRAITER LES CONNAISSANCES DANS UNE ARBORESCENCE

Les connaissances peuvent être traitées sous forme de liste ou dans une arborescence :

Cette arborescence peut être utilisée pour guider les utilisateurs dans des parcours de navigation en lui proposant des réponses multiples, mais elle vous permet aussi de visualiser les liens entre les différents parcours que vous aurez crées.

Pour l’utilisateur final, cela peut donner des parcours de cet ordre (cf ci-dessous) et permet d’adapter les réponses en fonction des cas particuliers.

Quelques raccourcis pour initialiser rapidement votre chatbot et le tester

Personnaliser les messages principaux

Message d'accueil

Pour personnaliser le message d'accueil de votre chatbot, rendez-vous dans la rubrique "Connaissances" du back-office, entrez dans la barre de recherche "phrase_presentation" pour la retrouver plus rapidement.

Il ne vous reste plus qu'à l'éditer comme une connaissance classique : en y ajoutant des types de réponse (à choix, texte, lien ou fichier).

Validez et attendez la mise à jour de la connaissance pour qu'elle soit effective.

Message de question sans réponse trouvée

Pour personnaliser le message de question sans réponse trouvée, rendez-vous dans la rubrique "Connaissances" du back-office, entrez dans la barre de recherche "phrase_hors_sujet" pour la retrouver plus rapidement.

Il ne vous reste plus qu'à l'éditer comme une connaissance classique : en y ajoutant des types de réponse (à choix, texte, lien ou fichier).

Validez et attendez la mise à jour de la connaissance pour qu'elle soit effective.

Personnaliser l'apparence de votre bot

Configurez rapidement les éléments suivants :

• temps de réponse de votre bot

• affichage ou non d'une rubrique F.A.Q. dans la fenêtre de votre chatbot

• fenêtre d'aide ou de redirection vers une adresse de contact

• ... tous ces éléments sont configurables dans la section Configurations de votre back-office

Une fois votre chatbot généré, vous accéderez directement à votre interface de gestion ou back-office en vous connectant à muni de votre identifiant et de votre mot de passe.

📘 Cette interface vous permettra de :

• éditer la base de connaissances existante

• pouvoir héberger des contenus photo ou des documents pour fournir des réponses plus complètes

• importer / d'exporter votre base de connaissances

• voir les nouvelles questions posées par vos utilisateurs et y répondre

• entrainer votre bot, pour qu'il soit encore plus pertinent

⚙️ Niveau configuration, vous pourrez :

• gérer vos utilisateurs (désigner un ou plusieurs bot managers ainsi que des contributeurs)

• consulter les statistiques de votre bot

• obtenir le lien direct vers votre bot ou son code d'intégration

• changer ses couleurs / son image

Gérer les rôles des utilisateurs

Le back-office permet de gérer deux rôles, deux types d'utilisateurs avec des droits différents :

• Le bot manager : a un rôle d'administrateur du chatbot, il a accès à toutes les fonctionnalités du back-office. Il peut gérer la base de connaissances (import/expot), paramétrer les caractéristiques du bot et gérer les autres utilisateurs de l'interface (en créant, en modifiant les rôles et en supprimant des utilisateurs par exemple). Lorsqu'un nouvel utilisateur est crée (grâce à son nom, prénom, email et le rôle attribué), un mail est envoyé pour l'inviter à se créer un compte et définir un mot de passe.

• Le contributeur : a accès à toutes les fonctionnalités liées au traitement des requêtes, à la consultation des statistiques, à l'apparence du bot et au traitement / modification / création de connaissances de la base. Mais il n'a ni accès aux fonctionnalités "sensibles" comme l'import ou l'export de la base, ni la possibilité de créer ou de supprimer des utilisateurs du back-office.

Accéder au chatbot

Il existe deux manières d'accéder à son chatbot : soit il vit seul sur une adresse autonome, soit il peut être intégré sur votre site comme un compagnon et se présente comme ci-dessous à droite :

Dans la section "Accès au chatbot", vous pouvez récupérer directement le lien vers le chatbot, ou alors le code pour l'intégrer à un site existant.

Personnalisation du chatbot

Cette étape reprend une l'étape de personnalisation de votre bot, que vous avez déjà réalisée lors de la conception. A tout moment, vous avez la possibilité de re configurer l'apparence de votre bot, son nom, sa fonction, ou son image.

Paramètres d'affichage de votre chatbot (en affichage autonome)

Lorsque votre bot s'affiche de manière autonome, vous avez la possibilité de personnaliser cet écran avec un certain nombre d'éléments :

• le logo du ministère

• une précision sur le scope de votre bot

• et la possibilité d'ajouter une popin de suggestion, d'aide ou de contact par exemple (facultatif)

Rédaction des questions

Vous pouvez décider d'afficher ou non des aides à la saisie dans votre chatbot / suggestions de questions lorsque l'utilisateur tape sa question :

Si vous avez activé "Afficher les suggestions de questions", alors le bot proposera une liste de questions parmi les connaissances existantes pour aider l'utilisateur lors de sa saisie, comme ci-dessous :

Volet F.A.Q.

Vous pouvez également décider de choisir d'afficher ou non le volet F.A.Q.dans le chatbot (onglets en bas) en activant ou en désactivant le bouton ci-dessous :

N.B 1: les connaissances dont les ID commencent par st_ seront masquées et n'apparaitront pas dans la F.A.Q. Cela concerne entre autres les conversations et autres messages automatiques.

N.B 2: Les connaissances n'ayant pas de catégorie rattachée, n'apparaitront pas dans la F.A.Q. Il faut les ranger dans une catégorie qui peut être nommée "Général" par exemple.

Configurez l'intitulé des boutons à votre convenance :

Réponse non trouvée par l'Intelligence Artificielle (IA)

Cette option vous permet lorsque l'IA n'arrive pas à déterminer précisément la réponse attendue, de proposer d'autres questions qui pourraient correspondre à la recherche de l'utilisateur. Si aucune ne s'en rapproche, il n'y a pas de suggestion, et c'est la réponse que vous aurez défini par défaut dans "phrase_hors_sujet" qui s'affiche.

Attention, pour que l'option soit opérationnelle, il faut impérativement qu'il y ait eu une mise à jour de l'IA ; par exemple via la mise à jour d'une connaissance.

Description du chatbot

Ces deux champs servent aux administrateurs SI pour suivre tous les chatbots créés avec L'usine à chatbots existants au sein du ministère et leurs fonctions.

Configuration technique

Temps d'affichage réponses multiples

Lorsque des réponses multiples sont présentes dans la base de données, vous pouvez configurer le temps d'affichage des réponses d'une ligne à l'autre pour que vos utilisateurs aient le temps de lire. Dans ce cas, il suffit de renseigner dans "Temps d'affichage réponses multiples" le temps en milliseconde, d'enregistrer et de visualiser si le temps d'affichage vous convient sur le chatbot.

Mémoire du chatbot

Questions suggérées permet de configurer le comportement que vous souhaitez par rapport à l'affichage des historiques de conversations d'un utilisateur avec le bot :

• au niveau de l'onglet : si vous sélectionnez cette option, lorsqu'un nouvel onglet est ouvert dans le navigateur, les conversations d'un utilisateur ne seront pas gardées en mémoire. Il ne verra pas ses questions posées dans le passée.

• au niveau du navigateur : si vous sélectionnez cette option, les conversation d'un utilisateur seront gardées en mémoire. Ainsi lors de sa prochaine connexion (avec un même navigateur) sur le chatbot, il retrouvera ses échanges précédents si existant.

Bot arborescent

Vous pouvez choisir dès le départ de configurer votre bot comme étant un bot arborescent. C'est à dire que vous ne permettrez pas à l'utilisateur de poser des questions ouvertes. Toute sa navigation sera contrainte dans un parcours que vous aurez préalablement élaboré.

Pourquoi un chatbot ?

🕊️ Libérez-vous des questions récurrentes

80% des questions posées sont toujours les mêmes. Consacrez plus de temps aux 20% nécessitant un traitement au cas par cas et sur lesquelles vous pourrez apporter plus de valeur ajoutée et laissez le chatbot s'occuper du reste.

🔍 Trouver toute l’information à un seul endroit

Entre les directives, textes légaux, réformes, etc. il est parfois difficile de trouver l’info qui correspond à notre profil, notre situation ou notre projet personnel. Ce foisonnement d’informations créé de la frustration du côté de ceux qui posent les questions : comment trouver l’info correspondant à ma situation? … mais également du côté de ceux qui y répondent : comment faire en sorte que certaines infos soient diffusées à toutes les personnes concernées qui la recherchent?

🔧 Le chatbot, une aide pour les agents

A l'instar d'une FAQ (Foire aux questions), le chatbot permet aux agents de trouver aisément l’information qu’ils cherchent, et de la retrouver quand ils le veulent. Beaucoup de questions étant récurrentes, l'automatisation des questions/réponses permet d'alléger la tâche des agents en charge du support.

💻 Concevez votre chatbot

Déclaration de conformité - RGAA 4.0

Les chatbots générés à partir du site l'Usine à chatbots chatbot.fabnum.fr sont actuellement conformes. L’audit de conformité a été planifié courant novembre 2020. Des travaux d’amélioration ont été réalisées à la suite d’un premier diagnostic.

Le site chatbot.fabnum.fr et son interface d'administration (gestion des connaissances) ne sont pas conformes.

Droit à la compensation

Dans l’attente d’une mise en conformité totale, vous pouvez obtenir une version accessible des documents ou des informations qui y seraient contenues en envoyant un courriel à fabrique-chatbots@beta.gouv.fr en indiquant le nom du document concerné et/ou les informations que vous souhaiteriez obtenir. Les informations demandées vous seront transmises dans les plus bref délais.

Amélioration et contact

Vous pouvez nous aider à améliorer l’accessibilité du site en nous signalant les problèmes éventuels que vous rencontrez. Pour ce faire, envoyez-nous un courriel à fabrique-chatbots@beta.gouv.fr

Défenseur des droits

Si vous constatiez un défaut d’accessibilité vous empêchant d’accéder à un contenu ou une fonctionnalité du site, que vous nous le signaliez et que vous ne parveniez pas à obtenir une réponse rapide de notre part, vous êtes en droit de faire parvenir vos doléances ou demande de saisine à :

Le défenseur des droits, par courrier gratuit, sans affranchissement

Défenseur des droits Libre réponse 71120 75342 Paris CEDEX 07 Téléphone : 09 69 39 00 00 ou via le formulaire en ligne.

En savoir plus

Pour en savoir plus sur la politique d’accessibilité numérique de l’État : http://references.modernisation.gouv.fr/accessibilite-numerique

Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur le : 16.08.90

1. Préambule et champs d’application

Nous vous invitons à lire avec attention le présent document (ci-après, la « Politique de protection des données personnelles »). Pour toute question concernant ce document et, d’une manière générale, sur la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel par le Site l'Usine à chatbots, veuillez contacter le ministère des Armées via l’adresse e-mail suivante : fabrique-chatbots@beta.gouv.fr

Le Site applique une politique extrêmement stricte pour garantir la protection des données personnelles des utilisateurs (ci-après « Utilisateur »). Chaque Utilisateur reste maître de ses données. Le Site n’en dispose pas librement. Ces données sont traitées de manière licite, loyale et transparente.

Le Site est engagé dans une démarche continue de protection des données de l’Utilisateur, en conformité avec la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée (ci-après « LIL ») et le Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).

La Politique de protection des données personnelles fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation et des Mentions légales du Site.

2. Objet

Le Site souhaite informer l’Utilisateur par la présente politique de la manière dont le site traite et protège ses données à caractère personnel. La Politique de protection des données personnelles définit les règles applicables à la collecte et au traitement des données à caractère personnel de l’Utilisateur lors de sa navigation sur le Site https://chatbot.fabnum.fr/ et de l'utilisation de ses chatbots.

Le Site l'Usine à chatbots est libre de modifier, à tout moment, la présente Politique de protection des données personnelles, afin notamment de prendre en compte toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. La version qui prévaut est celle qui est accessible en ligne à cette adresse : https://fabrique-a-chatbots.gitbook.io/fabrique-a-chatbots/politique-de-confidentialite

L’Utilisateur est expressément informé que l’unique version de la Politique de protection des données personnelles qui fait foi est celle qui se trouve en ligne sur le Site et sera tenu informé de toutes modifications.

3. Identité et coordonnées du responsable de traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - (DIRISI) du Ministère des Armées. Toute correspondance à son attention doit être adressée :

• Par courriel à l’adresse e-mail suivante : fabrique-chatbots@beta.gouv.fr

• Par courrier : La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - DIRISI 20 bis, Rue Balard, 75015 Paris

Tel que défini par l’article 4 du RGPD, le responsable de traitement prend les mesures nécessaires pour assurer la protection et la confidentialité des informations nominatives qu’il détient ou qu’il traite dans le respect des dispositions réglementaires et législatives françaises et européennes relatives à la protection des données personnelles.

Pour plus d’informations concernant les services proposés par le Site l'Usine à chatbots, vous pouvez vous référer aux Conditions Générales d’Utilisation.

4. Fondement juridique des traitements

Dans le cadre de la mise en œuvre du Site, votre consentement est requis afin de vous créer un compte administrateur pour la gestion de votre chatbot.

5. Finalités du traitement

L’usage du Site l'Usine à chatbots, implique que l’Utilisateur administrateur d'un chatbot communique certaines données personnelles. Celles-ci sont principalement traitées pour permettre : • La création et la gestion des comptes administrateurs d'un chatbot • La communication des services du ministère des armées avec l’Utilisateur

Aucune donnée n'est collectée auprès de l'Utilisateur final qui consulte les données dudit chatbot.

6. Les données à caractère personnel

a) Origine des données à caractère personnel

• Données communiquées par l’Utilisateur

Toutes les données concernant l’Utilisateur administrateur (propriétaire d'un chatbot) sont collectées directement auprès de ce dernier.

b) Cookies

Le site L'usine à chatbots n'utilise pas de cookie.

Nous utilisons pour cela Piwik, un outil libre, paramétré pour être en conformité avec la recommandation « Cookies » de la CNIL. Cela signifie que votre adresse IP, par exemple, est anonymisée avant d’être enregistrée. Il est donc impossible d’associer vos visites sur ce site à votre personne.

c) Durée de conservation des données personnelles de l’Utilisateur

Le Site s’engage à conserver les données personnelles de l’Utilisateur uniquement pendant la durée strictement nécessaire au(x) traitement(s) déclaré(s) selon les finalités précitées, et en toute hypothèse dans les limites imposées par la loi. Aussi, selon le type de données personnelles, la durée de conservation ne pourra dépasser 12 mois sauf nouvelle connexion de l’Utilisateur qui proroge ce délai.

Le Site s’engage à effacer les données personnelles de l’Utilisateur des bases de données du Site lors de la demande de suppression d'un chatbot.

Toutefois, le ministère des Armées peut conserver certaines informations pour une période supérieure à la période de conservation évoquée supra afin de satisfaire aux obligations légales. Néanmoins, les données de l’Utilisateur seront désactivées et ne seront plus accessibles en ligne.

d) Destinataires des données

Les destinataires des données de l’Utilisateur sont : • le personnel de la Fabrique Numérique, informatique et de cybersécurité du ministère des Armées ; • le personnel habilité du ministère, tenu au respect des règles applicables en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

7. Sécurité des données personnelles

Le Site met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité et la conformité des traitements de données à caractère personnel, ainsi que la confidentialité de ces données.

À ce titre, le Site prend toutes les précautions utiles (procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement des données), au regard de la nature des données et des risques présentés par le Site, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

8. Droits des utilisateurs

Conformément à la réglementation européenne en vigueur, l’Utilisateur du Site l'Usine à chabots dispose des droits suivants : • droit d'accès (art. 15 RGPD) et de rectification (art. 16 RGPD), de mise à jour et de complétude des données de l’Utilisateur ; • droit d’effacement des données de l’Utilisateur (art. 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, expirées ; dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite ou lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ; • droit à la limitation du traitement des données de l’Utilisateur (art. 18 RGPD) ; • droit à la portabilité des données que l’Utilisateur aura fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur son consentement (art. 20 RGPD).

Si l’Utilisateur souhaite avoir accès à ses données personnelles traitées sur le Site, s’il demande à les rectifier ou supprimer, il peut contacter La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - (DIRISI) du Ministère des Armées. Toute correspondance à son attention doit être adressée :

• Par courriel à l’adresse e-mail suivante : fabrique-chatbots@beta.gouv.fr

• Par courrier : La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - DIRISI 20 bis, Rue Balard, 75015 Paris

9. Réclamation(s) auprès de la CNIL

L’Utilisateur a la possibilité de déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) à l’adresse suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

10. Contact

La direction de la publication du Site relève de La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - (DIRISI) du Ministère des Armées. Toute correspondance à son attention doit être adressée :

• Par courriel à l’adresse e-mail suivante : fabrique-chatbots@beta.gouv.fr

• Par courrier : La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - DIRISI 20 bis, Rue Balard, 75015 Paris

Cette réponse sera celle par défaut lorsque le chatbot n'aura pas su détecter la question avec assez de précision ou bien de catégorie.

Date d’entrée en vigueur le : 16.08.2022

1. Éditeur du site

L'éditeur de ce Site est La direction de la publication du Site relève de La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - (DIRISI) du Ministère des Armées. Toute correspondance à son attention doit être adressée :

• Par courriel à l’adresse e-mail suivante : fabrique-chatbots@beta.gouv.fr

• Par courrier : La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - DIRISI 20 bis, Rue Balard, 75015 Paris

2. Directeur de la publication

La direction de la publication du Site relève de La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - (DIRISI) du Ministère des Armées. Toute correspondance à son attention doit être adressée :

• Par courriel à l’adresse e-mail suivante : fabrique-chatbots@beta.gouv.fr

• Par courrier : La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - DIRISI 20 bis, Rue Balard, 75015 Paris

3. Hébergeur du site

Le Site https://contractuels.civils.defense.gouv.fr/ est hébergé chez la société OVH sous pilotage de la Fabrique numérique de la Direction Interarmées des Réseaux d’Infrastructures et des Systèmes d’Information (DIRISI) du Ministère des Armées.

4. Crédits

Les sites https://chatbot.fabnum.fr ainsi que les chatbots générés ont été conçus et développés avec 💗 par la Fabrique numérique.

Date d’entrée en vigueur le : 13.05.2020

Modifiée le : 16.08.2022

Nous vous invitons à lire avec attention le présent document (ci-après, les « Conditions Générales d’Utilisation »).

Pour toute question concernant ce document, n’hésitez pas à nous contacter via l’adresse e-mail suivante : fabrique-chatbots@beta.gouv.fr

Sécurité

Le site est protégé par un certificat électronique, matérialisé pour la grande majorité des navigateurs par un cadenas. Cette protection participe à la confidentialité des échanges. En aucun cas les services associés à la plateforme ne seront à l’origine d’envoi de courriels pour demander la saisie d’informations personnelles.

1. Préambule et champs d’application

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation définissent les conditions selon lesquelles l’Utilisateur peut accéder et utiliser le site L'usine à chatbots.

2. Le site L'usine à chatbots

Le site L'usine à chatbots a pour objet : • La création de chatbots • La gestion et le suivi des questions posées par les utilisateurs à destinations des différents administrateurs de bot • La mise à disposition pour l'utilisateur final d'un bot et d'une interface de gestion de la base de connaissance

3. Acceptation et mises à jour des CGU

a) Acceptation

L'accès au site L'usine à chatbots (ci-après « Site ») est conditionné par le respect de la part de l'Utilisateur des Conditions Générales d'Utilisation. En conséquence, pour que l’Utilisateur puisse naviguer sur le Site, l'Utilisateur doit avoir accepté les présentes Conditions Générales d'Utilisation en cliquant sur « J’accepte » au message d’information en page d’accueil du Site : « J'accepte les Conditions générales d'utilisation. ». Ainsi, il confirme accepter sans restriction ni réserve les Conditions Générales d’Utilisation. Si l’Utilisateur est en désaccord avec l’un de ces termes, y compris à l’issue d’une actualisation des Conditions Générales d’Utilisation, il est libre de ne pas utiliser les services du site.

b) Mise à jour des Conditions Générales d'Utilisation

Le Site L'usine à chatbots est libre de modifier, à tout moment, les présentes Conditions Générales d’Utilisation, afin notamment de prendre en compte toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. La version qui prévaut est celle qui est accessible en ligne à l’adresse suivante : https://chatbot.fabnum.fr/. L’Utilisateur est expressément informé que l’unique version des Conditions Générales d’Utilisation qui fait foi est celle qui se trouve en ligne sur le Site et en sera tenu informé. Si l’Utilisateur s’oppose aux modifications apportées, il n’aura plus accès à son compte et pourra demander ou le supprimer lui-même. S’il continue à utiliser le Site après la publication ou l’envoi d’un avis concernant les modifications apportées aux présentes conditions, cet usage vaut acceptation des Conditions Générales d’Utilisation mises à jour.

4. Obligations des utilisateurs

Dans le cadre de l’utilisation du site L'usine à chatbots, l’Utilisateur s’engage à : • Se conformer aux stipulations décrites dans les Conditions Générales d'Utilisation et aux dispositions des lois et règlements en vigueur, et à respecter les droits des tiers ; • Ne créer qu’un seul compte sur le site L'usine à chatbots et ne communiquer que des informations, fichiers et autres contenus conformes à la réalité, honnêtes et loyaux. La création d’un compte avec des informations erronées constitue une violation de nos conditions ; • Ne pas divulguer via le site L'usine à chatbots des informations personnelles (textes, photos et vidéos) de tiers sans leur consentement; • Ne pas importer et diffuser via le site L'usine à chatbots des propos ou des contenus illicites, et notamment tous contenus contrefaits, diffamatoires, injurieux, insultants, obscènes, offensants, discriminatoires, violents, xénophobes ou incitant à la haine raciale ; ou tout autre contenu contraire aux bonnes mœurs et aux règles de bienséance ; • Ne pas intégrer et diffuser via le site L'usine à chatbots du contenu qui serait contraire à la finalité de notre Site ; • Ne pas communiquer ou envoyer, par l’intermédiaire du site L'usine à chatbots, du contenu, quel qu’il soit, qui comprendrait des liens pointant vers des sites internet illicites, offensants ou incompatibles avec la finalité du Site ; • Ne pas utiliser le site L'usine à chatbots pour envoyer massivement des messages non sollicités (publicitaires ou autres). En cas de manquement à une ou plusieurs de ces obligations, le Site se réserve le droit de supprimer le compte de l’Utilisateur responsable.

• Compte Utilisateur L’Utilisateur est titulaire d’un compte. Il accepte de (i) choisir un mot de passe sécurisé ; (ii) protéger la sécurité et la confidentialité de son mot de passe ; et est responsable de toute utilisation de son compte. Toute utilisation abusive doit être signalée à l’adresse internet supra. Tout utilisateur peut procéder à la modification des données liées à son compte et à sa suppression. • Notifications et Messages L’Utilisateur accepte que des notifications et des messages lui soient communiqués via notre Site aux coordonnées fournies par lui. Si ses coordonnées ne sont pas à jour, des notifications importantes sont susceptibles de ne pas lui parvenir. L’Utilisateur accepte la communication de notifications et des messages par les moyens suivants : (i) via le Site (compte Utilisateur) ou (ii) envoyés aux coordonnées fournies par l’Utilisateur (adresse e-mail). L’Utilisateur s’engage à tenir à jour ses coordonnées. Les messages reçus par télécopie ou par voie électronique et plus généralement les documents électroniques échangés entre le site L'usine à chatbots et l’Utilisateur sont des écrits électroniques ayant la même valeur probante que des écrits papier.

5. Propriété intellectuelle

a) Contenus édités par le Site

Le site L'usine à chatbots et tous les éléments qui le composent, à l’exception des données individuelles des Utilisateurs, sont, sauf mentions particulières, la propriété exclusive du ministère des armées. Toutes les marques et tous les logos relatifs au site L'usine à chatbots appartiennent au ministère des armées et ne peuvent pas être utilisés par l’Utilisateur sans le consentement préalable écrit du ministère des armées. En conséquence, en application des dispositions du Code de la propriété intellectuelle, des dispositions législatives et réglementaires de tous pays et des conventions internationales, toute reproduction, diffusion ou représentation, intégrale ou partielle du site L'usine à chatbots ou d’un quelconque élément qui le compose, sans l’autorisation expresse et préalable du ministère des armées est interdite et serait constitutive d’une contrefaçon, sanctionnée notamment par les articles L. 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

A ce titre, il est notamment interdit à l’Utilisateur d’adapter, arranger, modifier, corriger, associer, traduire en toutes langues ou tous langages, mettre sur le marché à titre gratuit ou onéreux, commercialiser, tout ou partie des informations du site (structure, design, interfaces, modèles de bases de données, textes, contenus numérique, images, vidéos), ou d’un quelconque élément qui le compose, quel qu’en soit le moyen et le support. Aucune stipulation des Conditions Générales d’Utilisation ne peut être interprétée comme une cession de droits de propriété intellectuelle que ce soit tacitement ou d’une autre façon.

b) Contenus fournis par l’Utilisateur

L’Utilisateur intègre et diffuse des contenus via le site L'usine à chatbots (fichier excel avec la base de connaissance). A ce titre, l’Utilisateur est et reste titulaire des droits sur lesdits contenus.

c) Cookies

Le site L'usine à chatbots n'utilise pas de cookie.

Nous utilisons pour cela Piwik, un outil libre, paramétré pour être en conformité avec la recommandation « Cookies » de la CNIL. Cela signifie que votre adresse IP, par exemple, est anonymisée avant d’être enregistrée. Il est donc impossible d’associer vos visites sur ce site à votre personne.

6. Responsabilités, garanties et accessibilité au Site

a) Le Site L'usine à chatbots

Le site L'usine à chatbots met en place les moyens nécessaires à son bon fonctionnement et en particulier au maintien de la continuité et de la qualité du Service. Le service associé au site est fourni à l’Utilisateur « en l’état » et est accessible sans garantie absolue de disponibilité et de régularité. Le Site L'usine à chatbots s’efforcera de rendre le site accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sauf en cas de force majeure ou d’un événement hors du contrôle et sous réserve des périodes de maintenance, des pannes éventuelles, des aléas techniques liés à la nature du réseau Internet , Intradef ou des actes de malveillance ou toute atteinte portée au fonctionnement du Site L'usine à chatbots. Plus généralement, le Site L'usine à chatbots ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable en raison d’une interruption du service quelle que soit la cause, la durée ou la fréquence de cette interruption.

b) Réseau Internet

Le Site L'usine à chatbots ne peut être tenu responsable des perturbations du réseau Internet ou Intradef dues à des cas de force majeure au sens de la jurisprudence de la Cour de Cassation et du fait des opérations de maintenance du service planifiées par L'usine à chatbots. L'usine à chatbots ne peut également pas être tenu responsable de l’installation et du fonctionnement des terminaux utilisés par l’Utilisateur pour accéder aux services et non fournis par le site L'usine à chatbots. Les taux de transfert et les temps de réponse des informations circulant à partir du site L'usine à chatbots vers Internet ne sont pas garantis. L’Utilisateur reconnaît que la vitesse de transmission des informations ne dépend pas du service offert par le site L'usine à chatbots, mais des caractéristiques inhérentes aux réseaux de communication électronique et des caractéristiques techniques de son mode de connexion (fibre optique, câble, ADSL, 3G, 4G etc.) et de son accès Internet. Le site L'usine à chatbots ne saurait en aucun cas être tenu de réparer d’éventuels dommages indirects subis par l’Utilisateur à l’occasion de l’utilisation du service. Les dommages indirects sont ceux qui ne résultent pas exclusivement et directement de la défaillance du site L'usine à chatbots. En outre, la responsabilité du ministère des armées ne peut pas être recherchée pour des actes réalisés par l’Utilisateur ou un tiers utilisant le portail. Tout logiciel, téléchargé par l’Utilisateur, ou obtenu de toute autre manière lors de l’utilisation du Site l’est aux risques et périls de l’Utilisateur.

c) Perte de donnée

Vous reconnaissez et acceptez que le réseau Internet ou Intradef, et plus généralement tout réseau télématique utilisé à des fins de transmission de données peut comporter des risques liés à l’absence de protection de certaines données contre des détournements éventuels et des risques de contamination par des virus. Aussi, le ministère des armées ne pourra être tenu responsable d’aucune perte ou altération de données, d’aucune perte de profit, de chiffre d’affaires, d’opportunité, de temps ou d’aucun dommage indirect, que ladite perte ou ledit dommage soit dû à une négligence, ou à toute autre cause, en lien avec l’exécution ou la non-exécution des Conditions Générales d’Utilisation.

d) Sites tiers

Le site L'usine à chatbots peut intégrer des liens hypertextes renvoyant vers des sites internet édités par des tiers (ci-après les « Sites Tiers ») sur lesquels le site L'usine à chatbots n'exerce aucune sorte de contrôle. Le site L'usine à chatbots n'assume aucune responsabilité quant au contenu des Sites Tiers ou au contenu vers lequel les Sites Tiers peuvent renvoyer.

La présence de liens hypertextes vers des Sites Tiers ne saurait signifier que le site L'usine à chatbots approuve de quelque façon que ce soit les contenus des Sites Tiers. Le site L'usine à chatbots n'est responsable d'aucune modification ou mise à jour concernant les Sites Tiers. Le site L'usine à chatbots n'est pas responsable de la transmission d'informations à partir des Sites Tiers, ni du mauvais fonctionnement de ceux-ci.

7. Stipulations diverses

Dans le cas où certaines stipulations des Conditions Générales d’Utilisation seraient inapplicables pour quelque raison que ce soit, y compris en raison d’une loi ou d’une réglementation applicable, les parties (ci-après « Parties ») resteront liées par les autres stipulations des Conditions Générales d’Utilisation et s’efforceront de remédier aux clauses inapplicables dans le même esprit que celui qui a présidé lors de la conclusion. Le fait pour l’une ou l’autre des Parties de ne pas se prévaloir d’une ou plusieurs stipulations des Conditions Générales d’Utilisation ne pourra en aucun cas impliquer la renonciation par cette Partie à s’en prévaloir ultérieurement.

8. Droit applicable et attribution de compétence

Les Conditions Générales d’Utilisation sont régies par les dispositions législatives et réglementaires applicable en droit français. Toutes difficultés relatives à la validité, l’application ou à l’interprétation des Conditions Générales d’Utilisation seront soumises, à défaut d’accord amiable, au Tribunal de Grande Instance de Paris, auquel les parties attribuent compétence territoriale, quel que soit le lieu d’exécution du Site L'usine à chatbots ou le domicile du défendeur. Cette attribution de compétence s’applique également en cas de procédure en référé, de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

9. Contact

La direction de la publication du Site relève de La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - (DIRISI) du Ministère des Armées. Toute correspondance à son attention doit être adressée :

• Par courriel à l’adresse e-mail suivante : fabrique-chatbots@beta.gouv.fr

• Par courrier : La Fabrique Numérique Direction interarmées des réseaux d'infrastructure et des systèmes d'information - DIRISI 20 bis, Rue Balard, 75015 Paris

10. Crédits

Les sites https://chatbot.fabnum.fr ainsi que les chatbots générés ont été conçus et développés avec 💗 par la Fabrique numérique.

Une médiathèque avec un espace de 5Go vous permet d'héberger vos fichiers word, Excel, images et PDF et de vous en servir comme élément de réponse dans votre chatbot.

• Importer un nouveau média :

  • import des fichiers à l'unité

  • soit import de plusieurs fichiers à la fois en restant appuyé sur la touche Alt et en cliquant sur les fichiers souhaités.

• Export des médias en masse dans un gros fichier .zip (si besoin d'extraire rapidement tout le pack média pour le bot dupliquer le bot sur Intradef / Internet)

Visualiser et remplacer les médias liés à une connaissance

Les médias s'affichent sous forme de liste et celles liées à une connaissance sont affichées comme ci-dessous :

Cliquer sur le bouton "lien" pour la consulter.

Le second bouton permet de remplacer le média dans les connaissances liées s'il y a une version plus récente du document par exemple.

Comment administrer sur Intradef ?

Pour obtenir un bot sur Intradef, il faut en faire la demande sur l'outil Diademe, contrairement à la demande Internet qui se fait sur le site .

La partie gestion et prise en main de l'outil est ensuite identique à celle du bot Internet.

Comment faire si j'ai à la fois un bot Internet et un bot Intradef ?

Il n'existe malheureusement pas de passerelle au niveau du bot pour transvaser le contenu d'un bot à un autre.

Si vous souhaitez communiquer sur les deux réseaux à la fois, il vous faut administrer deux bots distincts. Ils auront certes les mêmes caractéristiques (que vous pouvez configurer vous-même), mais chacun aura une url différente, et sa propre interface d'administration.

Il vous faudra ainsi jongler entre les deux, en définissant un bot de référence et un bot sur lequel vous viendrez faire injecter le contenu de l'autre. Selon l'endroit où se trouve votre audience, il peut être plus judicieux de choisir le réseau qui comporte le plus d'utilisateur.

Points d'attention

Lors de l'import d'une base de connaissance d'un environnement vers un autre, si votre base comporte des médias (redirection vers des documents de référence en PDF, PPT etc..), il faudra éviter la situation suivante :

Au contraire, la situation qu'on souhaite obtenir est celle-ci :

Pour ce faire, il faut s'assurer que les médias soient les mêmes et qu'ils soient nommés de la même façon d'un réseau à l'autre.

• en exportant en masse tous les médias, d'un réseau vers l'autre grâce au bouton ci-dessous :

• en la réimportant dans l'autre

• puis repasser sur les connaissances liées afin d'associer correctement le média à jour avec sa connaissance

Mettre à jour ma base de connaissance sans écraser les urls des média

Au quotidien, pour importer fréquemment une base de connaissance du réseau de référence vers l'autre, sans écraser casser les médias, il vous suffit, lors de l'import du fichier de renseigner les urls :

• en entrée

• par celles que vous souhaitez obtenir en sortie

Attention à bien respecter les noms de domaine et ne pas mettre de "/" en plus.

Cette partie statistiques vous permet de consulter les statistiques mis à jour en temps réels. Vous pouvez également étudier l'évolution des chiffres sur une période choisie :

Choisir les onglets des rubriques que vous souhaitez consulter :

• chatbot : données de consultation de l'onglet "chat"

• FAQ : données de consultation de la partie Foire aux questions (si active)

• Feedbacks : données remontées suite aux signalements des utilisateurs (cf ci-dessous)

Masquer ou démasquer les critères que vous souhaitez voir apparaitre ou non dans le graphique et exportez les visuels pour vos supports de présentation.

"Questions les plus posées" et "Catégories de questions les plus posées"

Ce graphique permet de consulter les questions / catégories les plus posées avec les occurrences.

Le bouton EXPORTER LE GRAPHIQUE extrait un .jpg du graphique et de la liste de questions pour illustrer vos supports de présentation et suivre l'évolution des statistiques.