Base de connaissance 🧠

Éditer, consulter, importer et exporter les connaissances à partir de cet onglet.

Cette section vous permettra de gérer vos connaissances.

Vous pouvez les éditer, en créer de nouvelles, changer les types de réponses, ajouter des questions synonymes, importer ou exporter les bases de connaissances et retrouver des versions ultérieures de la base de connaissances.

TUTORIEL VIDEO

Deux choses Ă  savoir avant de commencer :

  • Mise Ă  jour du bot : chaque mise Ă  jour d'un contenu de votre base de connaissance (ajout, modification ou suppression) n'est pas instantanĂ© et nĂ©cessite un peu de temps en fonction de la taille de votre base. Un message vous prĂ©vient de l'avancement de cette mise Ă  jour.

  • Emojis : les Ă©mojis sont pris en compte dans votre base de connaissances, que ce soit dans votre fichier excel ou en modifiant directement vos connaissances. Laissez parler votre crĂ©ativitĂ© !

RECHERCHER UNE CONNAISSANCE

Vous pouvez faire une recherche textuelle, mais aussi filtrer les résultats que vous souhaitez :

  • Par catĂ©gories : ce sont les catĂ©gories que vous aurez dĂ©fini en amont pour regrouper vos connaissances selon une thĂ©matique

  • Connaissances incomplĂštes : concerne toutes les connaissances pour lesquelles il manque des questions synonymes. Plus une connaissance comporte de questions synonymes, plus cela amĂ©liorera la pertinence de l'IA. Ainsi il est trĂšs important de renseigner le plus de questions synonymes possible.

  • Contenu cachĂ© : concerne les connaissances que vous ne souhaitez pas faire remonter et que vous souhaitez masquer de façon temporaire. Cela peut concerner par exemple des sujets sur une actualitĂ© qui interviennent Ă  un moment prĂ©cis de l'annĂ©e ou des sujets prĂ©cis ex : COVID et tĂ©lĂ©travail.

  • Contenus variables :

Les contenus variables sont des "rappels" que vous pouvez vous configurer sur les connaissances nĂ©cessitant d'ĂȘtre mis Ă  jour ou vĂ©rifiĂ©es Ă  une date donnĂ©e. Vous pourrez ensuite choisir d'afficher tous les contenus variable existants jusqu'Ă  une date XY. Une fois proche de la date du rappel, la connaissance contenant un contenu variable va s'afficher tout en haut de la pile avec un statut "contenu variable". Par ex : tous les ans, la directive X doit ĂȘtre mise Ă  jour. Ce tag "contenu variable" est un rappel que je me mets pour indiquer une attention particuliĂšre Ă  porter Ă  ce contenu que je dois changer Ă  un moment donnĂ©.

CRÉER UNE NOUVELLE CONNAISSANCE

‌Pour crĂ©er une nouvelle connaissance dans le BO, il faut au moins deux Ă©lĂ©ments obligatoires :

  • La question (avec un identifiant et une catĂ©gorie)

  • La/les rĂ©ponses

Et c'est mieux mais pas obligatoire :

  • une ou plusieurs questions synonymes

En option, vous pouvez indiquer que la connaissance comporte un "contenu variable" ou un contenu caché, si vous avez besoin d'un rappel sur le contenu qu'il faudra remettre à jour ultérieurement.

Les différents types de question

Plusieurs types de rĂ©ponses peuvent ĂȘtre utilisĂ©es et cumulĂ©es :

  • Texte : lorsque deux rĂ©ponses du type texte sont renseignĂ©es, cela donne le rĂ©sultat suivant :

  • Image : une rĂ©ponse du type "image" est obligatoirement accompagnĂ© d'un texte pour pouvoir dĂ©crire le contenu de l'image ou Ă  dĂ©faut l'introduire :

  • Lien / fichier

  • RĂ©ponse Ă  choix

IMPORTER/EXPORTER DES CONNAISSANCES

IMPORTER DE NOUVELLES CONNAISSANCES

De la mĂȘme maniĂšre, une fois vos modifications rĂ©alisĂ©es sur le fichier de la base de connaissances, vous pouvez Ă  nouveau le rĂ©importer. Pour ce faire, deux façons :

  • ajouter et modifier : les nouvelles connaissances sont ajoutĂ©es, celles existantes sont modifiĂ©es, mais il n'y a pas de suppressions de contenu s'il y a un diffĂ©rentiel entre le 1er et le 2Ăšme fichier. ex d'application : si je veux ajouter un nouveau fichier avec uniquement 20 nouvelles connaissances, cet import de fichier ne va pas Ă©craser la prĂ©cĂ©dente mais viendra s'y ajouter.

  • remplacement total : permet en important un nouveau fichier d'Ă©craser complĂštement l'ancien

EXPORTER DES CONNAISSANCES

La base de connaissances exportĂ©e en .xlsx est la derniĂšre version Ă  jour de votre base de connaissances, qui comprend tous les traitements que vous avez appliquĂ©s quotidiennement dans RequĂȘtes.

HISTORIQUES DES BASES DE CONNAISSANCES

Dans tous les cas, afin de pallier les erreurs de de manipulation, Ă  chaque export ou import, une version reste accessible.

VOIR LE DÉTAIL D'UNE CONNAISSANCE EXISTANTE

Les connaissances sont affichées sous forme de liste les une à la suite des autres. Vous pouvez effectuer une sélection multiple pour en supprimer plusieurs et décider de l'affichage qui vous convient le mieux :

Chaque ligne est composée de :

  • la catĂ©gorie (en bleu)

  • Ă©tiquettes de statuts si existantes (connaissance incomplĂšte, connaissance cachĂ©e ou variable)

  • la question en elle-mĂȘme

  • derniĂšre date et heure de mise Ă  jour

  • du nombre de rĂ©ponses (Ă  droite)

En terme d'action, vous pouvez :

  • Ă©diter la connaissance (au clic sur le crayon)

  • visualiser l'arborescence de votre connaissance lorsque cette connaissance fait partie de rĂ©ponses multiples et remonter les niveaux.

  • la supprimer

TRAITER LES CONNAISSANCES DANS UNE ARBORESCENCE

Les connaissances peuvent ĂȘtre traitĂ©es sous forme de liste ou dans une arborescence :

Cette arborescence peut ĂȘtre utilisĂ©e pour guider les utilisateurs dans des parcours de navigation en lui proposant des rĂ©ponses multiples, mais elle vous permet aussi de visualiser les liens entre les diffĂ©rents parcours que vous aurez crĂ©es.

Pour l’utilisateur final, cela peut donner des parcours de cet ordre (cf ci-dessous) et permet d’adapter les rĂ©ponses en fonction des cas particuliers.

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