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Cette section affiche en liste toutes les requêtes émises par les utilisateurs via le chatbot et les réponses associées du bot.
Cette section vous permettra essentiellement de valider ou modifier les réponses apportées par votre bot à vos utilisateur et donc d'entrainer son intelligence.
Les requêtes apparaissent dans la liste avec des statuts (dans l'en-tête colorée).
A vérifier : ce sont les questions pour lesquelles le bot l'assurance du bot est supérieure à 60% et que vous n'avez en principe, plus qu'à valider pour conforter le bot dans son choix.
A traiter : ce sont les questions pour lesquelles le bot l'assurance du bot est inférieure à 60% et sur lesquelles vous aurez plus de chance d'intervenir. Il répondra par une phrase générique du type "Désolé, je n'arrive pas à comprendre votre question."
Erronée : ce sont les connaissances sur lesquelles un utilisateur a remonté une inexactitude ou une erreur.
Hors sujet : l'utilisateur a signalé un contenu hors-sujet. Peut-être une erreur de copier/coller dans votre fichier ? En tout cas la réponse donnée ne lui convient pas.
Pertinent : ce sont les connaissances pour lesquelles un utilisateur a remonté son appréciation quant à la pertinence de la réponse.
Vous pouvez consulter la réponse apportée par votre bot en visualisant la question dans son contexte :
La connaissance liée à la question posée par l'utilisateur s'affiche en dessous à côté de l'icône "lien".
Pour traiter votre reqûete, vous pouvez soit :
Valider la conformité entre la question de l'utilisateur et la réponse du bot en cliquant sur "Valider la connaissance"
Supprimer la requête car vous estimez que la question posée est hors scope par rapport au sujet que vous couvrez, ou alors la requête n'a pas de sens.
Ajouter la question comme une nouvelle connaissance pour enrichir votre base de connaissance
Assigner la connaissance à un expert dont c'est le sujet. Celui-ci peut être soit un utilisateur de l'interface, soit un externe (dans ce cas il reçoit un mail préformaté).
CF Base de connaissances > Créer une nouvelle connaissance
Représentée par l'icône ci-dessous, elle permet d'afficher la réponse donnée par le bot à la question posée et son pourcentage de pertinence. En cliquant sur ce bouton, vous pouvez :
modifier la réponse à apporter par le bot car celle suggérée ne correspond pas.
ajouter une nouvelle connaissance : la question posée est pertinente mais vous n'avez pas encore de réponse sur ce sujet. Dans ce cas, ajoutez cette nouvelle connaissance pour aider de futurs utilisateurs.
éditer le contenu d'une connaissance dont vous disposez déjà pour lui apporter des précisions supplémentaires, lui ajouter des formulations synonymes par exemple.
Lorsqu'un utilisateur vous pose une question que vous souhaitez intégrer à la base de connaissances du chatbot mais pour laquelle vous n'avez pas la réponse, n'hésitez pas à solliciter un expert.
assigner une connaissance à un utilisateur de la plateforme ou par mail à une personne extérieure.
Lorsque vous assignez une connaissance à un utilisateur de l'interface, vous pouvez retrouver les connaissances attribuées en cochant sur "Requêtes assignées".
Une fois les requêtes traitées, archivez-les en les mettant à la corbeille.
Lorsque beaucoup de requêtes sont en cours et que vous préférez adresser des lots de requêtes aux experts plutôt que de les traiter à l'unité. Vous avez la possibilité de les exporter dans un tableau excel, pour les réimporter ultérieurement dans l'outil dans Connaissances > import.
Éditer, consulter, importer et exporter les connaissances à partir de cet onglet.
Cette section vous permettra de gérer vos connaissances.
Vous pouvez les éditer, en créer de nouvelles, changer les types de réponses, ajouter des questions synonymes, importer ou exporter les bases de connaissances et retrouver des versions ultérieures de la base de connaissances.
Mise à jour du bot : chaque mise à jour d'un contenu de votre base de connaissance (ajout, modification ou suppression) n'est pas instantané et nécessite un peu de temps en fonction de la taille de votre base. Un message vous prévient de l'avancement de cette mise à jour.
Emojis : les émojis sont pris en compte dans votre base de connaissances, que ce soit dans votre fichier excel ou en modifiant directement vos connaissances. Laissez parler votre créativité !
Vous pouvez faire une recherche textuelle, mais aussi filtrer les résultats que vous souhaitez :
Par catégories : ce sont les catégories que vous aurez défini en amont pour regrouper vos connaissances selon une thématique
Connaissances incomplètes : concerne toutes les connaissances pour lesquelles il manque des questions synonymes. Plus une connaissance comporte de questions synonymes, plus cela améliorera la pertinence de l'IA. Ainsi il est très important de renseigner le plus de questions synonymes possible.
Contenu caché : concerne les connaissances que vous ne souhaitez pas faire remonter et que vous souhaitez masquer de façon temporaire. Cela peut concerner par exemple des sujets sur une actualité qui interviennent à un moment précis de l'année ou des sujets précis ex : COVID et télétravail.
Contenus variables :
Les contenus variables sont des "rappels" que vous pouvez vous configurer sur les connaissances nécessitant d'être mis à jour ou vérifiées à une date donnée. Vous pourrez ensuite choisir d'afficher tous les contenus variable existants jusqu'à une date XY. Une fois proche de la date du rappel, la connaissance contenant un contenu variable va s'afficher tout en haut de la pile avec un statut "contenu variable". Par ex : tous les ans, la directive X doit être mise à jour. Ce tag "contenu variable" est un rappel que je me mets pour indiquer une attention particulière à porter à ce contenu que je dois changer à un moment donné.
Pour créer une nouvelle connaissance dans le BO, il faut au moins deux éléments obligatoires :
La question (avec un identifiant et une catégorie)
La/les réponses
Et c'est mieux mais pas obligatoire :
une ou plusieurs questions synonymes
En option, vous pouvez indiquer que la connaissance comporte un "contenu variable" ou un contenu caché, si vous avez besoin d'un rappel sur le contenu qu'il faudra remettre à jour ultérieurement.
Plusieurs types de réponses peuvent être utilisées et cumulées :
Texte : lorsque deux réponses du type texte sont renseignées, cela donne le résultat suivant :
Image : une réponse du type "image" est obligatoirement accompagné d'un texte pour pouvoir décrire le contenu de l'image ou à défaut l'introduire :
Lien / fichier
Réponse à choix
De la même manière, une fois vos modifications réalisées sur le fichier de la base de connaissances, vous pouvez à nouveau le réimporter. Pour ce faire, deux façons :
ajouter et modifier : les nouvelles connaissances sont ajoutées, celles existantes sont modifiées, mais il n'y a pas de suppressions de contenu s'il y a un différentiel entre le 1er et le 2ème fichier. ex d'application : si je veux ajouter un nouveau fichier avec uniquement 20 nouvelles connaissances, cet import de fichier ne va pas écraser la précédente mais viendra s'y ajouter.
remplacement total : permet en important un nouveau fichier d'écraser complètement l'ancien
La base de connaissances exportée en .xlsx est la dernière version à jour de votre base de connaissances, qui comprend tous les traitements que vous avez appliqués quotidiennement dans Requêtes.
Dans tous les cas, afin de pallier les erreurs de de manipulation, à chaque export ou import, une version reste accessible.
Les connaissances sont affichées sous forme de liste les une à la suite des autres. Vous pouvez effectuer une sélection multiple pour en supprimer plusieurs et décider de l'affichage qui vous convient le mieux :
Chaque ligne est composée de :
la catégorie (en bleu)
étiquettes de statuts si existantes (connaissance incomplète, connaissance cachée ou variable)
la question en elle-même
dernière date et heure de mise à jour
du nombre de réponses (à droite)
En terme d'action, vous pouvez :
éditer la connaissance (au clic sur le crayon)
visualiser l'arborescence de votre connaissance lorsque cette connaissance fait partie de réponses multiples et remonter les niveaux.
la supprimer
Les connaissances peuvent être traitées sous forme de liste ou dans une arborescence :
Cette arborescence peut être utilisée pour guider les utilisateurs dans des parcours de navigation en lui proposant des réponses multiples, mais elle vous permet aussi de visualiser les liens entre les différents parcours que vous aurez crées.
Pour l’utilisateur final, cela peut donner des parcours de cet ordre (cf ci-dessous) et permet d’adapter les réponses en fonction des cas particuliers.
Cette partie statistiques vous permet de consulter les statistiques mis à jour en temps réels. Vous pouvez également étudier l'évolution des chiffres sur une période choisie :
Choisir les onglets des rubriques que vous souhaitez consulter :
chatbot : données de consultation de l'onglet "chat"
FAQ : données de consultation de la partie Foire aux questions (si active)
Feedbacks : données remontées suite aux signalements des utilisateurs (cf ci-dessous)
Masquer ou démasquer les critères que vous souhaitez voir apparaitre ou non dans le graphique et exportez les visuels pour vos supports de présentation.
Ce graphique permet de consulter les questions / catégories les plus posées avec les occurrences.
Le bouton EXPORTER LE GRAPHIQUE extrait un .jpg du graphique et de la liste de questions pour illustrer vos supports de présentation et suivre l'évolution des statistiques.
N.B : attention aux éléments suivants :
le poid du document doit être inférieur à 5Mo sinon il faut le compresser !
au nommage de vos documents :
il doit court
sans caractères spéciaux (accents, apostrophe...)
éviter les espaces (privilégier tiret ou underscore)
Cela permet d'éviter les problèmes d'affichage ci-dessous :
Une médiathèque avec un espace de 5Go vous permet d'héberger vos fichiers word, Excel, images et PDF et de vous en servir comme élément de réponse dans votre chatbot.
Importer un nouveau média :
import des fichiers à l'unité
soit import de plusieurs fichiers à la fois en restant appuyé sur la touche Alt et en cliquant sur les fichiers souhaités.
Export des médias en masse dans un gros fichier .zip (si besoin d'extraire rapidement tout le pack média pour le bot dupliquer le bot sur Intradef / Internet)
Les médias s'affichent sous forme de liste et celles liées à une connaissance sont affichées comme ci-dessous :
Cliquer sur le bouton "lien" pour la consulter.
Le second bouton permet de remplacer le média dans les connaissances liées s'il y a une version plus récente du document par exemple.
Pour obtenir un bot sur Intradef, il faut en faire la demande sur l'outil Diademe, contrairement à la demande Internet qui se fait sur le site .
La partie gestion et prise en main de l'outil est ensuite identique à celle du bot Internet.
Il n'existe malheureusement pas de passerelle au niveau du bot pour transvaser le contenu d'un bot à un autre.
Si vous souhaitez communiquer sur les deux réseaux à la fois, il vous faut administrer deux bots distincts. Ils auront certes les mêmes caractéristiques (que vous pouvez configurer vous-même), mais chacun aura une url différente, et sa propre interface d'administration.
Il vous faudra ainsi jongler entre les deux, en définissant un bot de référence et un bot sur lequel vous viendrez faire injecter le contenu de l'autre. Selon l'endroit où se trouve votre audience, il peut être plus judicieux de choisir le réseau qui comporte le plus d'utilisateur.
Points d'attention
Lors de l'import d'une base de connaissance d'un environnement vers un autre, si votre base comporte des médias (redirection vers des documents de référence en PDF, PPT etc..), il faudra éviter la situation suivante :
Au contraire, la situation qu'on souhaite obtenir est celle-ci :
Pour ce faire, il faut s'assurer que les médias soient les mêmes et qu'ils soient nommés de la même façon d'un réseau à l'autre.
Il faut donc refaire l'association média et connaissances manuellement
en exportant en masse tous les médias, d'un réseau vers l'autre grâce au bouton ci-dessous :
en la réimportant dans l'autre
puis repasser sur les connaissances liées afin d'associer correctement le média à jour avec sa connaissance
Au quotidien, pour importer fréquemment une base de connaissance du réseau de référence vers l'autre, sans écraser casser les médias, il vous suffit, lors de l'import du fichier de renseigner les urls :
en entrée
par celles que vous souhaitez obtenir en sortie
Attention à bien respecter les noms de domaine et ne pas mettre de "/" en plus.
Pour créer un nouvel arbre, cliquer sur ce bouton + en haut à droite.
Permet de naviguer à l’intérieur de l’espace arborescence pour consulter l’intégralité de la carte.
Permet d’agrandir la fenêtre de consultation dans un mode pleine page.
Zoom resserré
Zoom desseré
Export PDF ou impression de l’arborescence
Ajout d’une connaissance nouvelle ou existante afin de créer une nouvelle branche (équivalent à une nouvelle réponse supplémentaire)
Quelques raccourcis pour initialiser rapidement votre chatbot et le tester
Message d'accueil
Pour personnaliser le message d'accueil de votre chatbot, rendez-vous dans la rubrique "Connaissances" du back-office, entrez dans la barre de recherche "phrase_presentation" pour la retrouver plus rapidement.
Il ne vous reste plus qu'à l'éditer comme une connaissance classique : en y ajoutant des types de réponse (à choix, texte, lien ou fichier).
Validez et attendez la mise à jour de la connaissance pour qu'elle soit effective.
Message de question sans réponse trouvée
Pour personnaliser le message de question sans réponse trouvée, rendez-vous dans la rubrique "Connaissances" du back-office, entrez dans la barre de recherche "phrase_hors_sujet" pour la retrouver plus rapidement.
Il ne vous reste plus qu'à l'éditer comme une connaissance classique : en y ajoutant des types de réponse (à choix, texte, lien ou fichier).
Validez et attendez la mise à jour de la connaissance pour qu'elle soit effective.
Configurez rapidement les éléments suivants :
temps de réponse de votre bot
affichage ou non d'une rubrique F.A.Q. dans la fenêtre de votre chatbot
fenêtre d'aide ou de redirection vers une adresse de contact
... tous ces éléments sont configurables dans la section Configurations de votre back-office
Le back-office permet de gérer deux rôles, deux types d'utilisateurs avec des droits différents :
Le bot manager : a un rôle d'administrateur du chatbot, il a accès à toutes les fonctionnalités du back-office. Il peut gérer la base de connaissances (import/expot), paramétrer les caractéristiques du bot et gérer les autres utilisateurs de l'interface (en créant, en modifiant les rôles et en supprimant des utilisateurs par exemple). Lorsqu'un nouvel utilisateur est crée (grâce à son nom, prénom, email et le rôle attribué), un mail est envoyé pour l'inviter à se créer un compte et définir un mot de passe.
Le contributeur : a accès à toutes les fonctionnalités liées au traitement des requêtes, à la consultation des statistiques, à l'apparence du bot et au traitement / modification / création de connaissances de la base. Mais il n'a ni accès aux fonctionnalités "sensibles" comme l'import ou l'export de la base, ni la possibilité de créer ou de supprimer des utilisateurs du back-office.
Il existe deux manières d'accéder à son chatbot : soit il vit seul sur une adresse autonome, soit il peut être intégré sur votre site comme un compagnon et se présente comme ci-dessous à droite :
Dans la section "Accès au chatbot", vous pouvez récupérer directement le lien vers le chatbot, ou alors le code pour l'intégrer à un site existant.
Cette étape reprend une l'étape de personnalisation de votre bot, que vous avez déjà réalisée lors de la conception. A tout moment, vous avez la possibilité de re configurer l'apparence de votre bot, son nom, sa fonction, ou son image.
Lorsque votre bot s'affiche de manière autonome, vous avez la possibilité de personnaliser cet écran avec un certain nombre d'éléments :
le logo du ministère
une précision sur le scope de votre bot
et la possibilité d'ajouter une popin de suggestion, d'aide ou de contact par exemple (facultatif)
Rédaction des questions
Vous pouvez décider d'afficher ou non des aides à la saisie dans votre chatbot / suggestions de questions lorsque l'utilisateur tape sa question :
Si vous avez activé "Afficher les suggestions de questions", alors le bot proposera une liste de questions parmi les connaissances existantes pour aider l'utilisateur lors de sa saisie, comme ci-dessous :
Volet F.A.Q.
Vous pouvez également décider de choisir d'afficher ou non le volet F.A.Q.dans le chatbot (onglets en bas) en activant ou en désactivant le bouton ci-dessous :
N.B 1: les connaissances dont les ID commencent par st_ seront masquées et n'apparaitront pas dans la F.A.Q. Cela concerne entre autres les conversations et autres messages automatiques.
N.B 2: Les connaissances n'ayant pas de catégorie rattachée, n'apparaitront pas dans la F.A.Q. Il faut les ranger dans une catégorie qui peut être nommée "Général" par exemple.
Configurez l'intitulé des boutons à votre convenance :
Réponse non trouvée par l'Intelligence Artificielle (IA)
Cette option vous permet lorsque l'IA n'arrive pas à déterminer précisément la réponse attendue, de proposer d'autres questions qui pourraient correspondre à la recherche de l'utilisateur. Si aucune ne s'en rapproche, il n'y a pas de suggestion, et c'est la réponse que vous aurez défini par défaut dans "phrase_hors_sujet" qui s'affiche.
Attention, pour que l'option soit opérationnelle, il faut impérativement qu'il y ait eu une mise à jour de l'IA ; par exemple via la mise à jour d'une connaissance.
Ces deux champs servent aux administrateurs SI pour suivre tous les chatbots créés avec L'usine à chatbots existants au sein du ministère et leurs fonctions.
Temps d'affichage réponses multiples
Lorsque des réponses multiples sont présentes dans la base de données, vous pouvez configurer le temps d'affichage des réponses d'une ligne à l'autre pour que vos utilisateurs aient le temps de lire. Dans ce cas, il suffit de renseigner dans "Temps d'affichage réponses multiples" le temps en milliseconde, d'enregistrer et de visualiser si le temps d'affichage vous convient sur le chatbot.
Mémoire du chatbot
Questions suggérées permet de configurer le comportement que vous souhaitez par rapport à l'affichage des historiques de conversations d'un utilisateur avec le bot :
au niveau de l'onglet : si vous sélectionnez cette option, lorsqu'un nouvel onglet est ouvert dans le navigateur, les conversations d'un utilisateur ne seront pas gardées en mémoire. Il ne verra pas ses questions posées dans le passée.
au niveau du navigateur : si vous sélectionnez cette option, les conversation d'un utilisateur seront gardées en mémoire. Ainsi lors de sa prochaine connexion (avec un même navigateur) sur le chatbot, il retrouvera ses échanges précédents si existant.
Vous pouvez choisir dès le départ de configurer votre bot comme étant un bot arborescent. C'est à dire que vous ne permettrez pas à l'utilisateur de poser des questions ouvertes. Toute sa navigation sera contrainte dans un parcours que vous aurez préalablement élaboré.
Une fois votre chatbot généré, vous accéderez directement à votre interface de gestion ou back-office en vous connectant à https://chatbot.fabnum.fr/auth/login muni de votre identifiant et de votre mot de passe.
éditer la base de connaissances existante
pouvoir héberger des contenus photo ou des documents pour fournir des réponses plus complètes
importer / d'exporter votre base de connaissances
voir les nouvelles questions posées par vos utilisateurs et y répondre
entrainer votre bot, pour qu'il soit encore plus pertinent
gérer vos utilisateurs (désigner un ou plusieurs bot managers ainsi que des contributeurs)
consulter les statistiques de votre bot
obtenir le lien direct vers votre bot ou son code d'intégration
changer ses couleurs / son image
Vous avez des questions ou des suggestions d'amélioration ? N'hésitez pas à nous envoyer un message sur fabrique-chatbots@beta.gouv.fr 👋
