Comment faire đŸ€“

Vous trouverez ci-dessous 5 étapes pour créer et maintenir un chatbot

📝 Étape 1 : lister le-s cas d’usage de votre chatbot

DĂ©finir son cas d’usage : quel est le problĂšme que va solutionner le chatbot? Dans quel contexte un chatbot serait le plus adaptĂ© pour rĂ©soudre une problĂ©matique d'utilisateurs? Avez-vous de nombreuses questions rĂ©currentes? Est-il difficile de se repĂ©rer dans les informations dont vous disposez? ... Exemple : les statuts des agents de la Marine sont nombreux et correspondent Ă  des politiques RH diffĂ©rentes. Il existe beaucoup d’informations disponibles sur ce sujet. Un chatbot permettrait ainsi de faciliter la recherche d’information pour les agents qui ont des questions RH correspondant Ă  leur statut.

DĂ©finir le cadre dans lequel votre chatbot Ă©voluera : mĂȘme si c’est un robot, un chatbot ne pourra pas rĂ©pondre Ă  toutes les questions. Si son champ de compĂ©tences n’est pas bien dĂ©fini : les utilisateurs ne seront pas tentĂ©s de lui demander tout et n’importe quoi les rĂ©ponses apportĂ©es ne seront pas pertinentes? Le risque est de ne pas “tomber juste” et donc de ne pas rĂ©soudre le problĂšme des utilisateurs du chatbot.

pageExemples clients đŸ€©

📈 Étape 2 : estimer le volume des demandes ?

Quantifier le nombre de questions rĂ©currentes par jour par exemple. RĂ©pertorier et analyser les demandes les plus frĂ©quentes que vous avez aujourd’hui. Si votre chatbot ne concerne pas assez de demandes d’utilisateur il sera une perte de temps pour votre Ă©quipe qui rĂ©pond habituellement Ă  ces questions. Les utilisateurs seront peut-ĂȘtre dĂ©couragĂ©s si seulement une petite partie de leurs questions ont des rĂ©ponses. A titre d'exemple, il faudrait Ă  minima une centaine de connaissances identifiĂ©es au dĂ©part, qui seront enrichies avec le temps.

đŸ€– Étape 3 : modĂ©liser le chatbot

Personnaliser le robot de votre chatbot avec une forme et un ton d’expression qui conviennent Ă  votre cible. La personnalisation de sa forme : choix de nom et d’icĂŽne, La personnalisation de son ton d’expression : de quelle maniĂšre s’adresse-t-il Ă  l’utilisateur. Il est possible de rĂ©diger un texte d'introduction

📘 Étape 4 : construction de la base de connaissances

La base de connaissances est un fichier excel oĂč sont consignĂ©es les questions, et rĂ©ponses associĂ©es, auxquelles le chatbot va pouvoir rĂ©pondre.

Chaque question est rĂ©pertoriĂ©e avec un identifiant et une catĂ©gorie. Les rĂ©ponses peuvent ĂȘtre de types diffĂ©rents : texte, image, lien ou fichier, rĂ©ponse Ă  choix. Les questions synonymes sont les diffĂ©rentes maniĂšres de formuler les questions, afin de pouvoir rĂ©pondre un maximum aux questions posĂ©es.

Consultez la documentation complĂšte sur la base documentaire, et un template vierge de fichier excel:

pageBase de connaissances 📘

Le stockage des fichiers/documents prĂ©sents dans les rĂ©ponses peut se faire sur l'interface de gestion, nous vous proposons un espace de stockage de 5Go de donnĂ©es, mais si vous le prĂ©fĂ©rez, les documents peuvent ĂȘtre hĂ©bergĂ©s ailleurs sur Intradef ou Internet. N.B: Votre hĂ©bergement doit ĂȘtre stable afin d'Ă©viter les ruptures de liens dues aux changements d'hĂ©bergement. Attention Ă  la taille des documents est limitĂ©e Ă  max. 5Mo sur l'espace de stockage de L'usine Ă  Chatbots.

Lorsqu'un document fait partie de la rĂ©ponse, pointer au plus prĂ©cisĂ©ment dans ce document oĂč se trouve la rĂ©ponse que cherche l'utilisateur. Exemple : consultez doc.pdf, Ă  la page 147

🙋 Étape 5 : optimiser les Q&R / mise à jour de la base documentaire

Testez votre base documentaire !

Maintenant qu'elle existe et que vous avez Ă  votre disposition un bot et une interface de gestion (back-office), il est temps d'Ă©prouver votre base et de l'enrichir. Le ton et la formulation des connaissances que vous aurez utilisĂ© ne sera pas forcĂ©ment ceux que vos utilisateurs vont employer. Vos rĂ©ponses sont trop longues ? Il est temps d'ajuster la forme et le fond de votre base, en l'ouvrant Ă  une population test d'utilisateurs. Seuls les utilisateurs finaux et le travail que vous allez rĂ©aliser pour "enrichir" votre bot vont lui permettre d'apporter une rĂ©elle valeur et d'ĂȘtre utile.

Back office Mise en place d’un back office afin d’amĂ©liorer en continu la pertinence des rĂ©ponses de votre chatbot. Travail de paramĂ©trage lors de la crĂ©ation de votre chatbot et a posteriori du lancement. Les informations rĂ©cupĂ©rĂ©es peuvent ĂȘtre :

  • de performance. D'ordre quantitative, ces informations vont permettre de mesure l'activitĂ© de votre chatbot. Exemple : Quel est le nombre de questions posĂ©es? Quelles sont les X questions les plus frĂ©quemment posĂ©es? Quel est le nombre de rĂ©ponses directes? etc.

  • d'utilisation du chatbot. D'ordre qualitative, ces informations pourront vous Ă©clairer sur les raisons de l'insatisfaction des utilisateurs concernant les rĂ©ponses Ă  leurs questions, ou les questions qui manquant. Exemple : Quelles sont les rĂ©ponses satisfaisantes / les rĂ©ponses non satisfaisantes? etc.

Évaluation des rĂ©ponses et mise Ă  jour de la base documentaire Mise en place d'un systĂšme de recueil de la satisfaction des utilisateurs directement sur les rĂ©ponses du chatbot

La base documentaire peut ĂȘtre mise Ă  jour en la tĂ©lĂ©chargeant directement du back office, puis en la rĂ©important.

L'équipe pour maintenir un chatbot Une personne administrateur du bot, qui consulte le back office x fois/j et fait des mises à jour réguliÚrement. Il est possible d'instaurer deux rÎles pour la maintenance du chatbot : un bot manager qui est un administrateur, et un contributeur qui pourra éditer des connaissances mais qui ne pourra pas écraser la base de connaissances par exemple. Si votre base documentaire contient de nombreux thÚmes, il est possible d'y associer un contact afin d'améliorer la mise à jour des questions et réponses.

🎉 Etape 6 : Vous ĂȘtes prĂȘts pour la crĂ©ation de votre bot !

Créez votre compte sur https://chatbot.fabnum.fr/ en vous munissant des éléments que vous avez préparés, et laissez vous guider.

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