Cible et prérequis 🎯

Avant de vous lancer, voici la checklist préalable à la création de votre chatbot

🎯 Cible

L'usine à chatbots s'adresse à tous les agents du ministère ayant une problématique dont la réponse peut être résolue par un chatbot du type question - réponse.

Pour éviter les doublons, veuillez vérifier au préalable qu'il n'existe pas d'autres services ou d'autres chatbots répondant au même service.

🏗 Prérequis

Cette liste de prérequis va vous permettre de préparer la conception de votre chatbot et vous est fournie à titre indicatif.

Lors de la configuration de votre robot, sachez que toute action que vous réaliserez est réversible (hormis le choix de l'url de votre bot). Tous ces paramètres pourront être ajustés à tout moment.

• Disposer d'une adresse en @intradef.gouv - pour pouvoir se créer un compte sur https://chatbot.fabnum.fr/auth/sign_up

• Disposer d'un cas d'usage valide ex : vos équipes répondent tous les jours aux mêmes questions et avec les mêmes réponses. Cela vous fait perdre beaucoup de temps et vous préféreriez consacrer votre temps à traiter des cas particuliers)

• Définir le cadre d'usage et le contenu : Intradef ou Internet ? Y aura-t-il des contenus à diffusion restreinte ou non ? Quel sujet sera couvert ? N.B: pour le moment, seul Internet est couvert. Le processus d'homologation est en cours pour Intradef. Veuillez à exclure les contenus dont la diffusion est restreinte ou confidentielle.

• Réfléchir au point d'entrée de votre bot : Comment et où vos utilisateurs vont-t-ils pouvoir accéder à votre chatbot ? Est-ce que votre bot vivra seul ou sur un portail existant, et lequel ? Comment le faire connaitre ?

• Définir l'identité du chatbot ; quel personnage ? Quel grade, fonction, rôle ? Quelles couleurs ? Quelle représentation ? (une bibliothèque d'icônes par défaut vous sera mise à disposition lors de la création du chatbot)

Exemple du chatbot Le petit Martin

Exemple de Oui SNCF

• Anticiper le choix de l'adresse url personnalisée avec laquelle l'utilisateur va pouvoir interroger le robot sur le modèle : https://<nom_de_votre_robot>.chatbot.fabnum.fr

• Avoir une base de question/réponses assez importante avec un scope d'intervention défini ex: une centaine de connaissances initiales

• Avoir une base documentaire (format excel) sous la forme du template fourni à télécharger et à remplir avec :

  • un texte d'introduction du chatbot

  • des questions formulées en synonyme

  • les réponses à ces questions

Modèles

• Répertorier tous les documents annexes ; photos, formulaires, fichiers Excel, PDF, liens vers des sites etc. si vos réponses contiennent des redirections vers des fichiers, afin d'éviter les ruptures de liens dues aux changements d'hébergement. L'interface d'administration du chatbot met à votre disposition un espace appelé "Médiathèque" dans laquelle vous pourrez télécharger l'équivalent de 5Go de fichiers.

• Gestion centralisée ou décentralisée du bot ? Identifiez vos contacts clés ! Une fois votre bot en ligne, le travail n'est pas terminé ! Un chatbot doit vivre et continuer à apprendre et à s'enrichir de connaissances pour satisfaire au mieux les utilisateurs, et pour ce faire, pas question de le laisser en l'état ! Vous allez recevoir de nouvelles questions tous les jours, et il faudra les ajouter à votre bot. Allez-vous désigner un seul bot manager qui sera chargé des contacter des spécialistes sur d'autres sujets ? Ou préférez-vous donner les accès de la gestion à une équipe prédéfinie ? Il faut que l'équipe soit bien identifiée au préalable.

Dans les deux cas, il est nécessaire d'avoir une personne disponible au quotidien, un-e "bot manager", pour la gestion du back office/mise à jour de la base documentaire. Disposer d'au moins 15min par jour pour enrichir la base de données de questions, et ou renvoyer les questions sans réponses aux intervenants concernés. Ce temps à consacrer sera d'autant plus important lors de la mise en route de votre bot, ou lors d'une nouvelle mise à jour des connaissances sur un sujet plus étendu.