Usine à chatbots
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Configuration ⚙️

Gérer les rôles des utilisateurs

Le back-office permet de gérer deux rôles, deux types d'utilisateurs avec des droits différents :
  • Le bot manager : a un rôle d'administrateur du chatbot, il a accès à toutes les fonctionnalités du back-office. Il peut gérer la base de connaissances (import/expot), paramétrer les caractéristiques du bot et gérer les autres utilisateurs de l'interface (en créant, en modifiant les rôles et en supprimant des utilisateurs par exemple). Lorsqu'un nouvel utilisateur est crée (grâce à son nom, prénom, email et le rôle attribué), un mail est envoyé pour l'inviter à se créer un compte et définir un mot de passe.
  • Le contributeur : a accès à toutes les fonctionnalités liées au traitement des requêtes, à la consultation des statistiques, à l'apparence du bot et au traitement / modification / création de connaissances de la base. Mais il n'a ni accès aux fonctionnalités "sensibles" comme l'import ou l'export de la base, ni la possibilité de créer ou de supprimer des utilisateurs du back-office.

Accéder au chatbot

Il existe deux manières d'accéder à son chatbot : soit il vit seul sur une adresse autonome, soit il peut être intégré sur votre site comme un compagnon et se présente comme ci-dessous à droite :
Dans la section "Accès au chatbot", vous pouvez récupérer directement le lien vers le chatbot, ou alors le code pour l'intégrer à un site existant.

Personnalisation du chatbot

Cette étape reprend une l'étape de personnalisation de votre bot, que vous avez déjà réalisée lors de la conception. A tout moment, vous avez la possibilité de re configurer l'apparence de votre bot, son nom, sa fonction, ou son image.

Paramètres d'affichage de votre chatbot (en affichage autonome)

Lorsque votre bot s'affiche de manière autonome, vous avez la possibilité de personnaliser cet écran avec un certain nombre d'éléments :
  • le logo du ministère
  • une précision sur le scope de votre bot
  • et la possibilité d'ajouter une popin de suggestion, d'aide ou de contact par exemple (facultatif)
Rédaction des questions
Vous pouvez décider d'afficher ou non des aides à la saisie dans votre chatbot / suggestions de questions lorsque l'utilisateur tape sa question :
Si vous avez activé "Afficher les suggestions de questions", alors le bot proposera une liste de questions parmi les connaissances existantes pour aider l'utilisateur lors de sa saisie, comme ci-dessous :
Affichage lorsque "Afficher les suggestions" est coché
Volet F.A.Q.
Vous pouvez également décider de choisir d'afficher ou non le volet F.A.Q.dans le chatbot (onglets en bas) en activant ou en désactivant le bouton ci-dessous :
N.B 1: les connaissances dont les ID commencent par st_ seront masquées et n'apparaitront pas dans la F.A.Q. Cela concerne entre autres les conversations et autres messages automatiques.
N.B 2: Les connaissances n'ayant pas de catégorie rattachée, n'apparaitront pas dans la F.A.Q. Il faut les ranger dans une catégorie qui peut être nommée "Général" par exemple.
Configurez l'intitulé des boutons à votre convenance :
Réponse non trouvée par l'Intelligence Artificielle (IA)
Cette option vous permet lorsque l'IA n'arrive pas à déterminer précisément la réponse attendue, de proposer d'autres questions qui pourraient correspondre à la recherche de l'utilisateur. Si aucune ne s'en rapproche, il n'y a pas de suggestion, et c'est la réponse que vous aurez défini par défaut dans "phrase_hors_sujet" qui s'affiche.
Attention, pour que l'option soit opérationnelle, il faut impérativement qu'il y ait eu une mise à jour de l'IA ; par exemple via la mise à jour d'une connaissance.

Description du chatbot

Ces deux champs servent aux administrateurs SI pour suivre tous les chatbots créés avec L'usine à chatbots existants au sein du ministère et leurs fonctions.

Configuration technique

Temps d'affichage réponses multiples
Lorsque des réponses multiples sont présentes dans la base de données, vous pouvez configurer le temps d'affichage des réponses d'une ligne à l'autre pour que vos utilisateurs aient le temps de lire. Dans ce cas, il suffit de renseigner dans "Temps d'affichage réponses multiples" le temps en milliseconde, d'enregistrer et de visualiser si le temps d'affichage vous convient sur le chatbot.
Mémoire du chatbot
Questions suggérées permet de configurer le comportement que vous souhaitez par rapport à l'affichage des historiques de conversations d'un utilisateur avec le bot :
  • au niveau de l'onglet : si vous sélectionnez cette option, lorsqu'un nouvel onglet est ouvert dans le navigateur, les conversations d'un utilisateur ne seront pas gardées en mémoire. Il ne verra pas ses questions posées dans le passée.
  • au niveau du navigateur : si vous sélectionnez cette option, les conversation d'un utilisateur seront gardées en mémoire. Ainsi lors de sa prochaine connexion (avec un même navigateur) sur le chatbot, il retrouvera ses échanges précédents si existant.
Affichage du bot lorsque "nouvel onglet" est sélectionné (à gauche) et "au niveau du navigateur" (à droite)

Bot arborescent

Vous pouvez choisir dès le départ de configurer votre bot comme étant un bot arborescent. C'est à dire que vous ne permettrez pas à l'utilisateur de poser des questions ouvertes. Toute sa navigation sera contrainte dans un parcours que vous aurez préalablement élaboré.